職務経歴書の書き方マニュアル・フォーマット【完全版】

最終更新 : 2021.8.5

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いざ転職しようとして、最初に苦労するのが応募書類の作成ではないでしょうか。特に職務経歴書は、応募企業に対して自分をアピールできる重要な書類です。一方で、決まったフォーマットがなく何でも自由に書けるため、かえって何を書けばいいのかわからず悩んでしまうことが多い書類でもあります。

そこで、type転職エージェントのキャリアアドバイザーが職務経歴書の書き方を詳しく解説します。多数の転職希望者に書類の書き方をアドバイスしてきた実績をもとに、書類選考に通りやすい書き方のポイントから、採用担当者が見ているポイント、職務経歴を書く際のフォーマットからサンプルまで、職務経歴書の作成に役立つコンテンツを取り揃えましたので、ぜひ活用してください。

この記事の監修者
監修者の中嶋 千博

中嶋 千博キャリアアドバイザー部 課長

航空会社で客室乗務員を経験した後、人生の重要な転機に関われるキャリアアドバイザーに魅力を感じ、「type転職エージェント」へ。以来、IT領域専任のキャリアアドバイザーとして12年にわたり転職希望者をサポート。その卓越したIT領域のマーケット知識とインプットされた転職ノウハウを武器に、現在はIT領域専任キャリアアドバイザーチームのマネージャーとして活躍しつつ、転職希望者と並走するパートナーとして新しいキャリアの可能性を提案し続けている。
職務経歴書に関する転職ノウハウ

履歴書と職務経歴書の違いは?

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職務経歴書は、転職活動において最も重要な書類です。なぜなら、応募企業に対して自分を最大限にアピールできるからです。

職務経歴書には、これまで携わってきた仕事内容に加えて、社内で担ってきた役割や身につけたスキル、自己PRなども記載します。つまり、職務経歴書を読めば、その人の実績や強みがわかるということ。よって採用担当者は記載内容を詳細に確認し、その人を自社で採用するメリットがあるかどうかを判断します。

一方、履歴書は学歴・職歴・賞罰など、本人に関する基本的なパーソナルデータを記載する書類です。自分は何者かを応募企業に伝えるための客観的な情報提供が主な役割であり、職務経歴書のように書き方によって自分をアピールするのは難しい書類とも言えます。

よって、採用担当者が書類選考を通過させるかどうかを判断する重要な材料となるのは、職務経歴書です。この書類をどう書くかによって、面接へ進めるかどうかが決まってくるかが決まると考えてください。

履歴書について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

職務経歴書を書く前の準備

職務経歴書をいざ書こうとしても「何から書けばいいのか」「業務内容はどこまで書けばいいのか」「自己PRや強みがわからない」と進まないことがあるのではないでしょうか。書類選考では、求人に記載の業務内容や求める人材像に対し、応募者の経験やスキル、強みがフィットするかどうか見られています。そのため応募書類を作成する前に「応募企業の募集要項の理解」と「経歴の棚卸し」をすることが重要です。職務経歴書を作成するときに企業の必須要件と自分の強みがマッチする内容を盛り込むようにします。

応募企業の募集要項を理解する

どんなに素晴らしい経験やスキルがあっても、応募先のニーズからズレているとミスマッチだと判断される可能性があります。応募する企業の求める人物像やスキル、業務内容を読み解き、応募要件にマッチした自身の経歴やスキル、強みなどを書くことが重要です。募集要項に記載している内容を読んだり、会社のホームページを見て企業やサービスを理解しておきましょう。

経歴の棚卸

職務経歴書を作成する際に必要となる項目は具体的には下記3点です。

・何をしてきたか(実績)
・何ができるか(スキル・知識・資格など)
・今後、何をしていきたいか

職務経歴書を書く前に経歴やスキルを整理しておくと、職務経歴書の作成がしやすくなります。具体的な方法としては、自分の仕事の年表を作る感覚で記述していきます。項目は、業務内容(具体的な業務内容、組織やチームでの役割)、目標と成果(売上目標に対し120%達成など数値で表せるとベスト)です。この段階では選別せずに思い出せるだけ書き出していきましょう。

さらに書き出した内容で成功体験や失敗体験など印象に残ったエピソードを書き加えます。苦労したこと、工夫したこと、どうやって乗り越えたか、その体験から得たものなど具体的に書くと面接で詳しく聞かれたときも答えやすくなります。

職務経歴書の書き方~5つのコツ~

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職務経歴書の具体的な書き方をお伝えする前に、職務経歴書を作成する前提として抑えておきたい5つのポイントについて、まずは解説していきます。

① 採用担当者が読みやすい書類にする

読みやすい書類とは、採用担当者が求める情報が過不足なく盛り込まれていることが条件です。どのような経験やスキルを持っているのか、応募企業が求める人材像にマッチしているのかを採用担当者は読み取ろうとします。求人票や募集要項から企業がどのような人材を求めているかをイメージし、自分の経歴やスキルのうち、どれをアピールすれば採用担当者に自分の魅力が伝わるかを考えて書きましょう。

② 枚数は「A4・2枚以内」にこだわらなくていい

一般的に職務経歴書は「A4で1〜2枚に収めるように」と言われていますが、実はそれほどこだわる必要はありません。もちろん、無駄に長くなるのは避けるべきですが、アピールすべき内容があるなら、3枚以上になってもまったく問題ありません。さすがに5枚以上になると、採用担当者に「長くて読みにくい」という印象を与えるリスクがありますが、4枚以内なら心配ないと考えていいでしょう。

むしろ、アピールできる経験やスキルがあるのに、「2枚以内に収めなくてはいけない」と考えてカットしてしまうのはもったいないこと。枚数にこだわりすぎず、自分の強みとなる要素があるなら、きちんと書いた方が書類選考の通過率は上がります。

③ 経歴だけでなく、「工夫や取り組み」を書く

職務経歴の詳細を書く時、「どんな業務を担当してきたか」を書くのは大前提ですが、それだけではアピールにつながりません。大事なのは、「日々の業務の中で、どのような工夫や取り組みをしたのか」という仕事への姿勢を書くことです。例えば、「チームのスケジュールが遅れる中、自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも支援しました」「ユーザビリティ向上のため、ユーザーへのヒアリングを提案し、採用されました」などの工夫や取り組みが書いてあれば、書類選考の通過率はアップします。

特に「転職してキャリアアップしたい」「未経験の仕事に転職したい」という場合は、過去の経験をそのまま書いただけでは、新しい仕事への適性がどれくらいあるのか判断できません。例えば、ITエンジニアからITコンサルタントに転職したいなら、単に「Javaによる開発ができます」「金融業界の業務知識があります」だけではなく、「どれくらい問題解決能力があるか」を伝えないと書類選考を通過するのは難しくなります。この時、「プロジェクト内でスケジュール遅延という問題が発生した際、みずからチーム内の業務配分の見直しをリーダーに提案し、実行しました」という一文があれば、採用担当者も「問題解決能力がありそうだ」と判断できるでしょう。

過去の業務内容だけでなく、「工夫や取り組み」を加えることで、採用担当者へのアピール度は一気に高まることを知っておきましょう。

④ マネジメント経験は「権限の範囲」を明確にする

マネジメント経験は大きなアピール要素になりますが、職務経歴書に書く際は「何をどこまで任されていたか」を明確にすることが大切です。「プロジェクトマネジャーを経験」だけで終わらせるのではなく、「プロジェクトマネジャーとして、人員管理や進捗管理はもちろん、予算管理も担当」と書けば、採用担当者が読んだ時に「かなり権限を任されていたのだな」と判断できます。

管理職やリーダーを任された人は社内で評価されてそのポジションに就いたはずなので、役職名だけで終わらせるのはもったいないと考えてください。権限の範囲を明記すれば、自分が社内でどれくらい高く評価されていたのかをアピールできます。

⑤ 自己PRには 「CAN」と「WANT」を書く

自己PRには、まず「CAN(=自分ができること)」を書き、続いて「WANT(=自分がやりたいこと)」を書きましょう。「CAN」は、これまでの実績や数字を挙げながら、前職までの経験で何ができるようになったかを書きます。そして「WANT」は、転職したら何をやりたいのかを書きます。

自己PRというと、「CAN」だけを強調する人が多いのですが、採用担当者にとっては「今後何をやりたいのか」を知ることも重要です。それを知ることで、「その応募者が自分の会社に転職してから、どれくらいの意欲や向上心を持って働いてくれるのか」をイメージできるからです。よって自己PRに、「現在はプログラマーですが、今後はSEとしてより上流の開発工程に携わりたいと考えております」「今後はマネジメントを目指して行きたいと考えております」といったWANTが書かれていれば、前向きな姿勢が伝わります。

なお、WANTを叶えるために実践している勉強や自己研鑽があれば、それもぜひ自己PRに書いてください。「今後はプロジェクトマネジャーを目指しており、そのためにPMPの資格取得のために勉強しております」とあれば、前向きかつ行動力のある人物だということが採用担当者に伝わって、さらに強力なアピールになります。

職務経歴書に記入するべき項目

職務経歴書に記入するべき項目-type転職エージェント

◆ 経歴概要

これまでの経歴やアピールしたい業務内容、今後やっていきたいことなどを簡潔にまとめます。ただし、その後に職務経歴の概略や詳細を書くので、経歴概要は書かなくても構いません。

◆ 職務経歴の概要

これまでの経歴の概要として、自分が在籍する企業・部署名と在籍した期間を書きます。時系列に沿って書いてもいいですし、現在から過去にさかのぼって書いても構いません。

◆ 得意分野

自分が得意とする領域や分野を書きます。特にコンサルタントやエンジニア、クリエイティブや企画職の人は、自分の強みや実績をアピールするためにぜひ記載しましょう。アピールポイントは「自分がアピールしたい項目」ではなく、応募企業の募集要項と合致するものから選ぶようにしてください。

◆ 経歴の詳細

今まで経験した業務経歴の詳細を記載します。記載方法には「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」などがあります。

詳細は「魅せる職務経歴書のフォーマットはこれだ!」の項目にてご説明しています。

◆ 保有資格

保有する資格を、取得した年月日と合わせて記載します。資格が複数ある場合は、取得した日付が新しいものから時系列で並べます。

業務内容と親和性が高い資格はもちろんアピールになりますが、応募企業の求人に直接生かせない資格でも記載しましょう。採用担当者に「継続的に努力できる人なのだな」と感じてもらえるからです。特に未経験職種に応募する場合は、入社後にできるだけ早く業務内容を覚えて活躍することが期待されるため、主体的に努力できることは大きなアドバンテージになります。

◆ テクニカルスキル(技術系のみ)

プログラマーやエンジニアなど技術系の職種の場合は、テクニカルスキルも記載することをお勧めします。「OS」「言語」「フレームワーク」「DB」などの項目ごとに、経験した技術の内容と経験した年数を記載します。

◆ 自己PR

職務経歴書の中で、応募企業に対して最も直接的にアピールできる項目です。書き方のポイントは、「職務経歴書の書き方」の5つめで詳しく解説しています。

職務経歴書で人事担当者が見る4つのポイント

-type転職エージェント

企業が求人を出す背景には、その会社の事業計画や成長戦略があります。「3年後に30%の市場シェアを獲得するために、新規事業の立ち上げができる人材を採用したい」「1ヶ月後に1名の欠員が出るので、早急に後任の人材を採用したい」といった具体的な事情が必ずあるのです。

よって採用担当者は、「採用の背景にマッチする人材か」という視点から職務経歴書を見ます。このポイントを意識して職務経歴書を作成しているかどうかで、書類選考の通過率は大きく変わるのです。

採用担当者が書類選考をする際に見ているポイントは、以下の4つです。

  • ① 求めている経験やスキルを持っているか
  • ② どのような姿勢で業務に取り組み、その結果どんな業績をあげたか
  • ③ どのような強みを持っているか
  • ④ 応募意欲や向上心の高さを感じられるか

過去の職務経歴を見るのは大前提ですが、その上で採用担当者は「業務に取り組む姿勢」や「今後何をやりたいのかという意欲や向上心」を見て書類選考を通過させるかどうかを判断します。だからこそ、先ほども述べた通り、経歴だけでなく工夫や取り組みを書くことや、自己PRにCANとWANTの両方を書くことが大事なのです。

自己PRの詳しい書き方・まとめ方についてはこちらの記事をご確認ください。

魅せる職務経歴書のフォーマットはこれだ!

職務経歴書のフォーマットは、主に3パターンあります。どれが正解ということはありませんが、自分のキャリアや過去の業務内容によって、アピールしやすいフォーマットは変わってきます。それぞれの特徴を知った上で、自分に合ったフォーマットを選びましょう。

なお、どのフォーマットを選んだ場合も、ただ業務内容を書くだけでなく、「実績」「工夫や取り組み」「役割」なども書くようにしてください。

編年体形式

時系列に沿って、業務内容を記載する形式です。その人がどのような経歴と業務歴を辿ってきたのかがひと目でわかるのがメリットです。

編年体形式では、新卒時の業務内容から順に記載していきます。「業務内容が変わった」「事業部が変わった」「勤めている会社が変わった」などのタイミングでひと区切りしながら書くとよいでしょう。

編年体形式の職務経歴書の見本-type転職エージェント

ただし、直近のキャリアをアピールしたい人や年齢が高い人には、編年体形式はお勧めしません。この形式では、新人時代の業務が一番上に来るからです。一番上に記載されるキャリアが採用担当者にとって最も印象に残るので、時間の経過とともにキャリアアップした人や年齢を重ねた人が新人時代のキャリアを最初に見せるのはアピールにつながりません。その場合は、次に紹介する「逆編年体形式」がお勧めです。

逆編年体形式

経歴や業務歴を現在から過去へさかのぼって記載する形式です。一番上が最も新しい職務経歴になるので、直近のキャリアをアピールしたい人は、編年体形式より逆編年体形式が適しています。

逆編年体形式の職務経歴書の見本-type転職エージェント

直近のキャリアをアピールしたい場合や、直近の業務経験が応募企業の求めるニーズに合致する場合などは、過去の経験より現在の経験を重点的に見られる逆編年体形式を選ぶとよいでしょう。

キャリア形式

業務の区切りごとに職務経歴を記載する形式です。「編年体形式」または「逆編年体形式」と合わせて記載します。プロジェクトベースで仕事をすることが多いコンサルタントやエンジニア、クリエイティブ職、企画職などに向いている形式です。

プロジェクトごとに「プロジェクト内容」「担当業務」「メンバー数」「自分の役割」「工夫や取り組み」などを明記して、プロジェクトの概要だけでなく、自分がそのプロジェクトにどれだけ貢献したかが伝わるようにしましょう。

キャリア形式の職務経歴書の見本-type転職エージェント

プロジェクトの概要や全体の成果だけが書かれていると、採用担当者は「この応募者がプロジェクトの中で何をしたのかがわからない」と感じます。あくまでも「プロジェクトに対して、自分がどのように貢献したか」がわかる書き方をすることが重要です。

職務経歴書の見本・テンプレ集

英文のレジュメ

基本的に、レジュメ1枚、カバーレター1枚という形式です。和文・英文両方を用意する場合は記載する内容を揃えます。英語力や構成力が求められますので、分かりやすく簡潔に伝えるように工夫しましょう。

採用担当者は、現在のスキルを評価するため経歴は最新のものから記載します。書き終えたら、スペルミスがないかも確認しましょう。

職務経歴書を提出する前のチェックポイント

職務経歴書は転職活動において重要な書類です。職務経歴書が完成したら提出する前に必ず下記チェックポイントを確認をしましょう。

  • ・誤字、脱字はないか
  • ・日付の記入が漏れていないか、古い日付になっていないか
  • ・卒業年月、入社/退社年月など年月日に間違いはないか
  • ・西暦と和暦が統一されているか
  • ・資格取得の年月に間違いはないか
  • ・正式名称で資格名を記載しているか
  • ・読みやすいレイアウトになっているか
  • ・フォーマットが崩れていないか
  • ・簡潔でわかりやすい文章で書かれているか
  • ・見出しや箇条書きなどを用いて、わかりやすく書かれているか
  • ・文体は統一されているか(基本的には「だ・である調」。自己PRなどは「です・ます調」)
  • ・分量が多すぎ、少なすぎないか
  • ・自分の経歴やスキルなど魅力が伝わるように書かれているか
  • ・具体的な工夫や取り組みが書かれているか
  • ・応募企業が求める経験やスキルと合致しているか
  • ・応募意欲や向上心の高さを感じられるか
  • ・履歴書と異なる記載はしていないか
  • ・事実を書いているか(学歴、職務経歴、資格など)

職務経歴書を送付・渡すときの注意点

①郵送する場合

職務経歴書を郵送する場合は、送付状をつけてA4サイズの白い封筒に入れて送付します。封筒の宛名は縦書きで、油性のボールペン、サインペンで書きましょう。封筒の左隅には「応募書類在中」と赤字で書き、四角で囲みます。企業には多くの郵送物が届きますから、開封前でも職務経歴書など応募書類が入っていることがわかるようにしておきます。書類を入れる順番は、送付状を一番上にして、送付状の「同封書類」に記載した順に重ねてクリアファイルに入れます。誤字脱字や応募書類がそろっているか、汚れがないかを確かめてから郵送しましょう。

関連記事:履歴書を郵送・提出するときの送付状・添え状の書き方

②メールで送付する場合

メールで送付時のファイル形式は、企業の指定がない場合はPDF形式がおすすめです。印刷がしやすく、レイアウトが崩れず、データの変更がされないのが特徴です。個人情報が記載してありますから、パスワードを設定しておくと安心です。パスワードを設定した際は「職務経歴書を添付したメール」と「パスワードを知らせるメール」に分けて送ります。メールの書き方については、簡潔にわかりやすく書くことを意識しましょう。件名は「職務経歴書等送付の件(氏名)」「応募書類送付の件(氏名)」のように用件が伝わるように書きます。本文は、宛先、挨拶文、自己紹介、用件、締め、署名の形式と一般的なビジネスメールとかわりません。送る前に誤字・脱字がないか、宛先が間違っていないか、応募書類が添付されているか確認しましょう。

③面接時に持参する場合

面接時に職務経歴書を持参する場合は、提出書類一式をクリアファイルに挟み、A4サイズの白、もしくは茶の封筒にいれておきます。封筒の左隅に赤字で「応募書類在中」で記入し、裏面には住所と氏名を書きます。面接官に直接手渡しする場合は封筒のまま渡さず、必ず封筒からクリアファイルを取り出し封筒の上に重ねて渡しましょう。その際、相手が読みやすい向きで渡すのがマナーです。

職務経歴書の書き方に関するよくある質問

Q.職務経歴書は手書き?PC?

A.現在ではPCで作成するのが一般的です。職務経歴書を作成する応募者にとっても、応募先企業にとっても、手書きにするメリットはほとんどありません。

Q.職務経歴書のサイズと枚数に規定はありますか。

A.特に指定がない限りは一般的なA4サイズで作成します。枚数は多ければいいわけではなく1~2枚に収まるようにします。アピールする内容があり2枚以内に収まらない場合は、3枚以上になっても問題ありません。

Q.職務経歴書をメールで送るときの注意点はありますか。

A.企業の指定がない場合のファイル形式は、レイアウトが崩れずに印刷がしやすく、データの変更がされないため、PDF形式がお勧めです。メールで送付するときは、個人情報が記載されているのでファイルにパスワードをかけるようにしましょう。

Q.職務経歴書を郵送する場合、添え状(カバーレター)は必要ですか。

A.ビジネスの場では送付状を添えるのがマナーとされています。転職活動中に企業へ履歴書や職務経歴書を郵送するときも、送付状・添え状を忘れずに同封してください。 詳しくは「送付状・添え状の書き方」をご覧ください。

Q.在籍していた企業が合併や統合、倒産などで社名変更した場合は、記載方法はどのようにすればいいですか。

A.合併や買収などで社名が変更になったりした場合には、入社時の社名を書き、かっこ書きで現社名を記載するのが一般的です。また会社が倒産したなどで退職を余儀なくされた場合は、「20XX年10月 倒産により退職」と、倒産して会社がなくなった旨を明記しておけばよいでしょう。

Q.職務経歴書には、アルバイトや派遣、契約社員の経験も記載するべきですか。

A.派遣社員、契約社員としての就業は、職務経歴書に記載します。パート・アルバイトについては記載の必要はありません。長期にわたり1つの業務を担当してきたなど、活かせる経験はアピール項目に記載してもいいでしょう。

まとめ

-type転職エージェント

ここまで説明してきた通り、職務経歴書は書類選考で自分をアピールするための重要な書類です。最後にもう一度、職務経歴書のポイントをまとめます。

  • ◆ 職務経歴書を書く際の5つのコツ
    1. ① 採用担当者が読みやすい書類にする
    2. ② 枚数は「A4・2枚以内」にこだわらなくていい
    3. ③ 経歴だけでなく、「工夫や取り組み」を書く
    4. ④ マネジメント経験は「権限の範囲」を明確にする
    5. ⑤ 自己PRには 「CAN」と「WANT」を書く
  • ◆ 採用担当者が見ている4つのポイント
    1. ① 自社が求める経験やスキルを持っているか
    2. ② どのような姿勢で業務に取り組み、その結果どんな業績をあげたか
    3. ③ どのような強みを持っているか
    4. ④ 応募意欲や向上心の高さを感じられるか
  • ◆職務経歴書のフォーマットは3タイプある
    1. ・ 「編年体形式」は、時系列で自分の経歴を見せたい人向け
    2. ・ 「逆編年体形式」は、直近の職務経歴をアピールしたい人向け
    3. ・ 「キャリア形式」は、プロジェクトベースで動く職種の人向け

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