履歴書をメールで送る際のマナーと例文｜添付ファイルについても解説

【例文】

件名：応募書類送付の件／名前

本文：
株式会社●●●●
採用ご担当者様

初めてご連絡させていただきます。●●●●と申します。

このたび、●●に掲載されておりました、●●職の求人を拝見し、
私の経験を貴社の●●に活かせるのではと思い、ご連絡を差し上げました。

まずはメールにて履歴書を送付いたしますので、
ご査収のほど、お願い申し上げます。

また、添付ファイルには念のためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをご連絡いたしますので
ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認、ご検討をいただき
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

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氏名
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス

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【件名】

一目見て、メールの内容が伝わる件名にしましょう。具体的な用件を簡潔に記載し、最後に自分の氏名を書いてください。

【宛先】

会社名、部署名、担当者氏名を記載します。企業名は必ず正式名称を記載してください。もし、部署名がわからない場合は省略してもかまいません。また、担当者の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」としても問題ないでしょう。

【挨拶】

文面の最初に、「挨拶」「自分の氏名」を記入しましょう。基本的には「初めてご連絡させていただきます。●●と申します。」と簡潔に書けば大丈夫です。もし、応募の際に電話などで事前にやりとりをしている場合は「お世話になっております。」とすれば良いでしょう。ここで重要なのは、誰から送られてきたメールであるかを簡潔に伝えることです。

【用件】

肝心となる用件についても、できるだけ簡潔に伝えましょう。応募の経緯や、履歴書や職務経歴書などをメールに添付していることを記載します。後ほど解説しますが、パスワード付きファイルを送る場合は、２通目のメールでパスワードを連絡する旨も伝えておきましょう。

【締めの挨拶】

応募書類の確認をお願いする旨と、面接を申し込む内容を記載します。「お忙しいところ大変恐縮ですが」等、相手を思いやる文言を入れるとよいでしょう。

【署名】

自分の連絡先を記載しましょう。「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」の順に書くのが一般的です。電話番号とメールアドレスはプライベートなもので、最もつながりやすいものを選びましょう。また、本文との区切りがわかりやすいように、「-」や「＝」などの記号で罫線を作り、署名部分だけを囲んでおくと良いでしょう。

おすすめの添付ファイル形式

添付ファイルについてはPDF形式がオススメです。ExcelやWordで履歴書を作成している方が多いと思われますが、一度PDFファイルに変換してから送付すると良いでしょう。なぜなら、PDFファイルにしてしまえば内容の修正・変更が容易ではなく、誤って内容を変更してしまったり、万が一の場合に悪用されることも防げるからです。

また、ExcelやWordの場合、使用環境によってレイアウトが異なったり、最悪ファイルが開けないケースも考えられますが、PDFであれば基本的にレイアウトを変えずに閲覧することができます。履歴書を印刷する際もレイアウト修正などの手間がかからず、企業側としてもありがたいのです。

履歴書のファイル名については、「日付」「氏名」を入れた名前にしましょう。ファイル名はメールと同様にわかりやすさが重要です。ファイルを確認する担当者が、「誰の」「どのような内容の」ファイルなのか一目で確認でき、管理しやすいようにしましょう。

※例　「20221213＿氏名＿履歴書」

添付ファイルのパスワードについて

最後にパスワードについてです。履歴書には多くの個人情報が記載されています。そのため、セキュリティが気になる方は、履歴書のファイルにパスワードをかけて送るとよいでしょう。

その際、履歴書を送るメールそのものにパスワードを書いてはいけません。なぜなら、そのメールがもし流出した場合、メールの内容と同時にパスワードも第三者に知られてしまうからです。ですので「パスワードを記載したメール」は、「履歴書を添付したメール」の後に別途送る必要があるのです。

履歴書を添付したメールには、採用担当者に向けて添付ファイルにパスワードがかかっていることを伝える必要があります。きちんとメール内に「履歴書にパスワードをかけていること」「のちほど別のメールでパスワードを送ること」をわかりやすく記載しておきましょう。

もちろん、履歴書のパスワードは必須ではないため、セキュリティ面をそこまで重視しない場合は設定しなくても問題はありません。ただし、セキュリティ関連の企業や、多くの個人情報を取り扱う企業に応募する際は、パスワードを設定したほうが無難です。

〜送信前のチェックリスト〜

① プライベート用のアドレスでメールを作成しているか

たとえ在職中に転職活動を行っている場合であっても、社用メールを使うのは当然NGです。必ず自身で用意したプライベート用のメールアドレスを使いましょう。

② 送信先のメールアドレスは正しいか

誤送信は、相手方に失礼であるばかりか、重大な情報漏洩につながる可能性があります。きちんと一字ずつチェックして、送付先に間違いがないかチェックしましょう。

③ 宛名の会社名は正式名称か、採用担当者の名前に誤りがないか

相手の名前を間違えることは、大変な失礼にあたります。きちんと確認してください。また、会社名についても、ホームページなどをチェックして添削しましょう。

④ 正しいファイルが添付されているか

ファイルの添付間違いについても、企業では重大な過失につながるため気をつかう項目です。もし、ファイルを間違ってしまった場合、企業からの印象は非常に悪いものになるでしょう。必ず、自身の履歴書で間違いないか、確認してください。

⑤ 本文に誤字脱字はないか

誤字脱字は油断している時ほど起こります。まずは落ち着いて文章を見返してみると良いでしょう。変換ミスや文字の重複だけでなく、敬語の使い方にも注目です。違和感や不安がある場合は、調べてから使うと良いでしょう。

⑥ パスワードを設定した場合、2通目のパスワードは正しいか（実際にファイルを開いて確認する）

パスワードを設定した場合、本当にそのパスワードでファイルが開くのか、チェックする必要があります。1通目のメールを送る際はもちろん、2通目のメールを送信する時もきちんと確認しましょう。