履歴書を持参する時のマナーガイド|正しい封筒の書き方や手渡し方を解説

最終更新 : 2023.1.12

履歴書持参する時のマナーガイド|正しい封筒の書き方や手渡し方を解説-type転職エージェント

履歴書は面接に欠かせない重要なアイテムであり、渡し方にはいくつかパターンがあります。その中のひとつが「手渡し」です。直接持参するからこそ、郵送やメールとは違ったマナーがあります。また、企業目線では履歴書の内容だけでなく、取り扱い方や受け渡しの所作などで、応募者の素質を判断したいという思惑も少なからずあるでしょう。

本項では、履歴書持参の際の手順や注意点について解説していきます。

この記事の監修者
監修者の伊藤 泰子

伊藤 泰子シニアキャリアアドバイザー

【保有資格】2級キャリアコンサルティング技能士(国家資格)、米国CCE,Inc.認定GCDF-Japan キャリアカウンセラー
「type転職エージェント」のエキスパートキャリアアドバイザーとして、10年以上にわたり8,000名を超える転職希望者のキャリアサポートを行ってきた。転職活動を「客観的に自分を見つめるチャンス」と定義し、現在ではIT領域の転職希望者に対して「納得感のある転職成功」の実現に向けたキャリアプランを提案し続けている。

履歴書の正しい持参の仕方

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履歴書を手渡しする場合、必ずクリアファイルに挟んだうえで、封筒に入れて持参しましょう。むき出しのままで持っていくと、鞄の中で折れ目がついたり汚れてしまう恐れがあります。クリアファイルと封筒の二重にすることで、雨や雪などによる水の浸食も防げます。また、封筒に入れることは情報漏洩を防ぐだけでなく、担当者に「選考書類を大切に扱っている」という印象を与えられます。

ここから、履歴書を封筒に入れる手順・注意点について具体的に解説します。

履歴書を封筒に入れる手順・注意点

まず、履歴書は二つ折りにして、クリアファイルに挟みましょう。三つ折りにすると折り目が多くなり、見栄えが悪く、折り目で文字が見えづらくなることもあります。そのため、二つ折りにするのがベストです。一般的な履歴書は見開きでA3またはB4サイズの用紙を、二つ折りにしてA4またはB5として売られています。自作の場合はA3やB4で印刷して、二つ折りにしましょう。

また、職務経歴書など履歴書以外の書類を同封する場合は、封筒の表(宛名側)から見て「履歴書→ 職務経歴書→ その他」の順番で重ねます。封筒と中の書類の表裏・上下が揃っているかという点も注意してください。

自宅のプリンターがA4サイズしか対応していないという方もいらっしゃるかと思います。現在はA4サイズがビジネスでも主流であったり、履歴書はJIS規格の内容に準拠していれば、フォーマットは自由という風潮があり、必ずしもA3やB4ではなくても問題ありません。A4サイズで履歴書提出を行いたい場合は、A4サイズ2枚で出力を行い、クリップまたはホッチキスとめで、クリアファイルで提出しましょう。

履歴書を挟むクリアファイルは、必ず無色・無地のものを選んでください。大きさはA4またはB5の履歴書が入るサイズにしましょう。封筒の選び方は、郵送する場合と同様です。サイズは、 A4は角形2号、B5は角形4号であれば、どちらも曲がらずにすっぽりと収まります。

色については、基本的には白が良いとされています。よくある茶色は事務用として使われることも多く、履歴書のような重要文書を入れるにはあまりオススメできません。当然ですが、柄やプリントがあるものはNGです。無地のものを選びましょう。

最後に、履歴書を入れるカバンは、中で折れたりしないように、できるだけ余裕のあるものにしましょう。心配な方は、封筒をさらに上からクリアファイルで挟むのも良いでしょう。そうすれば封筒が汚れることもなく、より安心です。

正しい履歴書用の封筒の書き方

正しい履歴書用の封筒の書き方-type転職エージェント

履歴書を入れる封筒には、必要な情報を書き込まなくてはいけません。とはいえ郵送と違い、持参の場合は直接手渡しするため、必要のない情報もあります。

手渡しの場合、宛名と送付状(添え状)は不要です。なぜなら、当事者同士で直接やりとりをするので「どこ宛の書類か」「どういった書類か」という情報はお互いにわかっている状態です。そのため、あえて書いて示すことや、送付状を同封することは必要ありません。

では、履歴書を手渡しする場合に封筒に記載が必要な情報を解説していきましょう。

履歴書を手渡しする場合に封筒に記載が必要な情報

表面には「履歴書在中」の文字を赤字で、封筒の左下に記載します。できるだけ見やすい文字で書き、定規を使って周りを四角く囲みましょう。文房具店などで「履歴書在中」と書かれたスタンプも売っているので、それを使うのも良いでしょう。

裏面には、同じく左下に「履歴書の提出日」と「あなたの現住所・氏名」を記載します。こうすることで、採用担当者がいつ・誰から受け取った書類かを一目で確認できます。

最後に、履歴書の封について。手渡しの場合は、その場で履歴書を取り出す場合もあるので、封はしないでおきましょう。

履歴書を手渡しするときのマナー

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実際に履歴書を手渡しする際の注意点について触れていきます。

〜面接官に直接渡す場合〜

面接官に履歴書を渡す際は、封筒のままではなく、履歴書が入ったクリアファイルを封筒から取り出して提出しましょう。面接の場では、手渡された履歴書をその場で読むことが大半です。そのため、封筒に入ったまま渡してしまうと、履歴書を取り出す手間がかかります。面接を上手に進めるためにも、こういった配慮は非常に重要です。

履歴書の入ったクリアファイルは、封筒の上に重ねて「封筒と一緒に」面接官に差し出してください。その際、書類の向きは面接官が読める方向にすることも大事です。きちんと両手で書類を持ち、「こちらが履歴書と職務経歴書になります。本日はよろしくお願いいたします」といった言葉とともに差し出すと良いでしょう。

履歴書をカバンの取り出しやすい位置に入れておくことも重要です。面接は限られた時間しかありません。履歴書を取り出す際に手間取っていると、面接官に悪い印象を与えるだけでなく、貴重なアピールの時間も失ってしまいます。もし、面接官より先に面接会場に案内された場合は、あらかじめ封筒をカバンから出して待つのもオススメです。

最後に履歴書を提出するタイミングについて、履歴書は面接官から提出を求められたタイミングで渡すようにしましょう。基本的には、面接開始時に提出を求められますが、もし最後まで声がかからなかった場合は面接官が忘れている可能性もあります。その際は、「履歴書はいかがいたしましょうか」と自ら声をかけてください。ただし、面接終了後に提出を求められるケースもあるので、こちらから声をかけるのは面接のやり取りがすべて終わった後にしましょう。

〜受付で履歴書を渡す場合〜

企業の受付や会社説明会のスタッフなど、履歴書を面接官以外に渡すよう指示されるケースも考えられます。その場合、面接官に直接渡す場合とはマナーも変わってきます。

まず、封筒は面接官に渡す場合とは異なり、中身を出さずそのまま渡してください。その際、封筒は封をすることがベターです。受付の方がその場で中身を確認するケースはまれであり、履歴書の紛失による情報漏洩を防ぐ観点からも封筒はのり付けしておいた方が良いでしょう。その際、封筒にはのりが乾いてから「〆(しめ)」の文字を書きましょう。

封筒を渡す際は、自分の名前をきちんと名乗った上で「人事部の〇〇様宛の応募書類を持参いたしました」と伝えましょう。渡す相手が面接官でないとはいえ、受付の方も応募先の企業に所属する相手です。きちんと挨拶は欠かさず、丁寧な対応を心がけてください。もちろん、封筒の向きも相手が文字を読みやすい方向にして両手で手渡ししましょう。

どちらの渡し方になるかは実際に面接に行ってみないとわからないため、面接官に渡すケースと受付で渡すケース、両方を想定した準備を行うことをオススメします。

まとめ

履歴書を手渡す際の一つひとつのマナーで、企業の面接官に与える印象も大きく変わっていきます。せっかくの面接の出来が良くても、マナーでマイナスな印象を与えてしまえば元も子もありません。

面接対策だけに注力するのではなく、ビジネスマナーをしっかりとマスターして、さらに中途採用面接での印象アップを狙いましょう。

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