職務経歴書と履歴書の3つの違い！書き方のポイントを解説【フォーマット無料ダウンロード付き】

最終更新日 :2024.7.17

「職務経歴書と履歴書って両方とも必要？」「それぞれの役割や書き方が分からない」とお困りの方も多いのではないでしょうか。

職務経歴書は、これまでに経験した業務内容や入社後に活かせるスキルなど「仕事のこと」に関する書類であるのに対し、履歴書は氏名や住所、学歴、資格などの「応募者のプロフィール情報」がまとめられた書類です。

今回は、職務経歴書と履歴書の違いや、書き方のコツ、押さえておくべきマナーや注意点について解説します。記事を参考にしながら作成すれば、自分の魅力を最大限にアピールできる書類へと仕上げられるでしょう。

この記事の監修者

辻 秀敏キャリアアドバイザー部 課長

前職では携帯電話販売、店舗責任者を経験。自身の転職活動の経験から、そのサポートをしていきたいと考えtype転職エージェントのキャリアアドバイザーへ転職。現在はIT領域での転職支援を行っている。 監修者プロフィールを詳しく見る >>

1. 転職では履歴書と職務経歴書を両方とも提出する
2. 職務経歴書と履歴書の3つの違い
3. 履歴書と職務経歴書のフォーマット無料ダウンロード
4. 【項目別】転職における職務経歴書の書き方とマナー
5. 【項目別】転職における履歴書の書き方とマナー
6. 職務経歴書と履歴書の書き分けポイント
7. 職務経歴書と履歴書を作成する際の注意点
8. 職務経歴書と履歴書を提出する際にはマナーを押さえる
9. 職務経歴書と履歴書に不安がある方は転職エージェントを活用する
10. 職務経歴書と履歴書に関するよくある質問
11. まとめ

職務経歴書と履歴書は、両方とも応募先の企業へ提出する必要があります。職務経歴書は、これまで携わってきた仕事内容や、社内での役割、身につけたスキル、自己PRなどを記載します。そのため、企業の採用担当者は、職務経歴書を通して、応募者の実績や強みを把握できるでしょう。

一方、履歴書は学歴・職歴など本人に関する基本的なパーソナルデータを記載する書類です。自分は何者かを応募企業に伝えることができます。

職務経歴書と履歴書は、役割と記載する項目、サイズに違いがあります。ここでは、3つの違いについて詳しく解説します。

1. 役割に違いがある

職務経歴書と履歴書は、役割が異なるため、採用担当者はそれぞれ別の視点で書類を確認します。

職務経歴書はこれまでの業務経験や入社後に活かせるスキルを確認するための書類です。一方、履歴書は、氏名や住所、学歴や資格など「応募者のプロフィール」を確認するための書類になります。

履歴書は役割の特性上、氏名や連絡先、年齢、学歴、職務経歴などのプロフィール情報を漏れなく、記載できるように定型化されています。それに対し、職務経歴書は履歴書ほど記載すべき内容が定型化されていないため、自由な形式で入社後にどのように貢献できるのかなどを採用担当者にアピールすることが可能です。

2. 項目に違いがある

職務経歴書と履歴書は、記載する項目に大きな違いがあります。厚生労働省が公表する「職務経歴書の作り方」や、ハローワーク「履歴書・職務経歴書の書き方」を参考にし、記載する必要性が高いものを◎、必要なものを〇、どちらでも良いものを△、不要なものを×として、下記にまとめました。

職務経歴書は、職務要約や職務経歴、活かせる経験・知識が主な内容となっている一方で、履歴書は生年月日・住所・電話番号、学歴、志望動機、自己PRなどの個人の基本的なパーソナルデータがメインです。

日付や氏名、資格、職歴、自己PRに関しては、両方とも記載する必要があります。日付と氏名、資格は同一の内容となりますが、職歴と自己PRは重複しないように書き分ける必要があるため、「職務経歴書と履歴書の書き分けポイント」のポイントを参考にし、正しく記載しましょう。

3. サイズに違いがある

一般的に職務経歴書はA4サイズ、履歴書はB5サイズのフォーマットが多い傾向にあります。

市販の履歴書は、A4サイズとB5サイズの2種類が販売されており、企業から指定がなければ、どちらのサイズを選んでも構いません。しかし、ここ数年で公的書類やビジネス書類は国際規格であるA4 サイズで統一されるようになりました。そのため、どのサイズを選択すれば良いのか迷われた際には、A4サイズを選ぶと良いでしょう。

ただし、職務経歴書や履歴書のサイズだけが理由で採否に影響を与えることはないので、重要なのはサイズよりも記載されている内容であることを忘れないようにしてください。

関連記事：履歴書サイズはA4かB5どっちが一般的？よくある質問も解説

履歴書のフォーマットを用意いたしました。自分に合ったフォーマットをダウンロードしてご使用ください。

関連記事：転職履歴書の書き方とマナー｜無料ダウンロード可能のテンプレート付！

職務経歴書に関しては、職種別に職務経歴書の書き方の見本とテンプレート集を用意しました。「職種別職務経歴書ダウンロード」を開いて「ITエンジニア・クリエイティブ系」「営業・販売・サービス系」「機械・制御・生産管理系」「管理・専門職系」のなかから該当する職種を見つけて、ご活用ください。

ここでは、職務経歴書の書き方とマナーを下記の項目別に解説していきます。

職務要件

職務要件とは、自分自身のキャリアを短い文章で簡潔にまとめたものです。基本的には職務経歴書の冒頭に書きます。採用担当者のなかには、この職務要件をはじめに見て、その先を読み進めるか判断するケースもあるので、短い文章で心を掴める内容に仕上げる必要があります。

職務要件では、応募企業が求める人材ニーズや、募集しているポストに関わる内容に触れることがポイントです。

職務経歴

「職務経歴」の欄には、入退社の事実に加え、配属部署や具体的な業務内容、実績、成果などをできるだけ詳しく記載します。

＜職務経歴＞

20○○年4月　～　20○○年11月
株式会社○○  法人営業部
事業内容：旅行代理業、出版業
資本金：2億8356万円、売上高：332億5000万円、社員数：2000名

活かせる経験・知識/資格

自身の経験や知識を箇条書きで記載します。応募企業が求める経験やスキルと合致しているか確認した上で記載することが大切です。

例えば、営業経験のある人材を求めている企業であれば、「ヒアリングスキル」「課題解決力」「提案力」などを挙げると良いでしょう。「エンジニア職」なら、扱える言語や使用可能なツールなどを記載します。

資格に関しては、取得の年月と正式名称に相違がないよう正しく記載します。

ここでは、履歴書の書き方とマナーを下記の項目別に解説していきます。

学歴・職歴

履歴書の学歴・職歴欄の1行目には「学歴」と中央に書きます。履歴書は公文書扱いとなるため、学校・学部名、企業名・部署名は省略せずに正式名称で記載しましょう。例えば、「高校」は「高等学校」と記載します。

最終学歴が大学院の場合は、「卒業」ではなく「修了」となりますので、注意してください。また、学歴は中学卒業から記載するのが一般的です。

続いて、学歴の記載が終わった箇所から1行空けて、「職歴」と中央揃えにして書きはじめます。履歴書では、「一身上の都合により退職」「会社都合により退職」などと入社・退職の事実を簡潔に記載します。

現職について、退職日まですでに確定している場合は、「〇年〇月　退職予定」と記載しておくと、スムーズに退職交渉が進むことを示せます。

退職日が決まっていない場合は、「現在に至る」として、一行下に右揃えにして「以上」と記載しましょう。

関連記事：履歴書の正しい書き方を徹底解説！学歴・職歴欄はいつから、どこから書く？

志望動機

履歴書の志望動機欄は、採用担当者が「この求人にマッチした人材であるか」を見極める重要な項目です。そのため、複数の企業に応募する場合は、応募先に合わせて書き分ける必要があります。

また、入社意欲の高さをアピールしたり、転職理由と一貫性を持たせたりすると、より説得力のある文章に仕上がるので、きちんと内容を整理してから書くことが大切です。

「履歴書の志望動機に書くことがない」「何を書けばいいのか分からない」という方は、「【例文付き】履歴書に書ける志望動機がない！考え方のコツと書き方のポイントを解説」の記事を参考にして、魅力的な文章を作成しましょう。

関連記事：志望動機の書き方・伝え方～履歴書でも面接でも大事なポイント～

職務経歴書と履歴書には、両方とも「職務経歴」と「自己PR」の項目が設けられています。

履歴書は記載する項目が定型化されていますが、職務経歴書は自由な形式で書くことができるため、自己PRを省くことも可能です。ただし、職務経歴に関しては、両方とも書く必要があります。職務経歴書は職務経歴を中心に書くための書類であり、履歴書はフォーマットに沿って書かなければならないので、省くことができないからです。

ここでは、「職務経歴」と「自己PR」を両方とも書く場合の書き分けポイントをご紹介します。

職務経歴

履歴書の職務経歴欄は、企業が応募者の職歴を把握するためのものですので、これまで所属した企業名と部署名、入退社月を記載します。

一方、職務経歴書は応募者が経験してきた職務内容や募集職種に活かせる経験、スキルなどを企業が把握するための書類ですから、これまで従事した業務ごとに役割・具体的な業務内容・実績などを見出しや箇条書きを適切に使用しながらまとめます。

応募企業や応募職種に直接活かせる経験を細かく記載し、関係が薄い経験はシンプルにまとめてメリハリを付けると良いでしょう。

自己PR

職務経歴書は、基本的に自由形式であるため、自己PRのスペースを十分に確保することも可能です。一方、履歴書は自己PR欄が設けられており、職務経歴書よりもスペースが少ない傾向にあります。

職務経歴書の自己PRを先に書いて、その内容を簡潔にまとめたものを履歴書に記載すると良いでしょう。そうすることで、履歴書と職務経歴書の内容のズレを防ぎ、一貫性を持たせられます。

関連記事：自己PRの例文と書き方のポイント

職務経歴書と履歴書を作成する際には、レイアウトを調整したり、志望動機と自己PRに一貫性を持たせたりと注意すべきことがいくつかあります。ここでは、注意すべきポイントを3点ピックアップし、それぞれの具体的な対策方法についてもご紹介します。

印象を良くするための工夫をする

ほとんどの採用担当者は、忙しい業務の合間を縫って応募書類を確認し、選考結果を出す必要があります。

ひと目で「読みやすそう」と思えるものを作成しなければ、しっかりと内容を読んでもらえない可能性があるので、印象を良くするための工夫をしましょう。

綺麗な文字で書くことはもちろんですが、読みやすい簡潔な文章や、分かりやすいキーワードを使う、見やすいレイアウトを工夫するなどが大切です。

とくに職務経歴書は、自由形式ですのでテンプレートなどを使い、見本を参考にしながら書くと良いでしょう。

【印象を良くするためのチェックリスト】

これまでのキャリアを振り返る

職務経歴書と履歴書を作成する前には、自身のキャリアの棚卸をしましょう。キャリアの棚卸とは、これまでの経験を振り返って、身につけた知識・経験・スキルを洗い出す作業のことです。

過去の業務を振り返って整理をするうちに、自分の得意なことや、成果、モチベーションの源泉などが明確になるため、転職の方向性が定めりやすくなります。その結果、転職理由や志望動機、自己PRに一貫性が生まれ、説得力のある文章に仕上がります。

書類選考を通過し、面接に進んだ際にも、面接官からの質問に対して、スムーズに的確な回答を述べることができるでしょう。

type転職エージェントでは、「書類選考を通過した人の平均応募件数は15件」というデータが出ているように、より良い転職先を見つけるためには、複数回応募書類を作成する必要があるのです。

転職の軸や自身の強み、希望条件などが不明慮なまま書類作成をすると、志望動機や自己PRを書くたびに悩む傾向にあるため、非常に多くの時間がかかってしまうでしょう。

しかし、これまでのキャリアを振り返り、転職の軸を明確にしておけば、応募先の企業に合わせて少し内容を調整するだけで、応募書類の作成が完了します。

応募先の企業が求める人材を明確にする

職務経歴書と履歴書は、自分が伝えたい内容だけを書くのではなく、応募先が求める人物像に合致させることが大切です。どんなに優れたスキルや実績を持っていても、企業のニーズにマッチしていなければ採用に至りません。

求人票の募集要項を確認するだけではなく、企業の公式ホームページの採用ページや、社員や元社員による口コミが掲載されているサイト、SNSなどを使用して内部情報までリサーチし、より多くの情報を集めましょう。

転職エージェントでは、求人を取り扱う企業の採用担当者と直接やり取りをして、企業が求める人材ニーズを明確に理解しているため、積極的に活用し、詳しい情報を共有してもらうのも一つの手です。

とくに、志望動機や自己PR、職務経歴欄を記載する際には、応募先が求めるスキル・経験を中心にまとめると、書類選考を通過する可能性が高まるでしょう。

職務経歴書と履歴書を提出する方法は、「面接時に持参する場合」「郵送する場合」「メールで送る場合」の3つに分けられます。それぞれ押さえておくべきマナーがあるので詳しく解説します。

なかには、書類の内容だけでなく、「取り扱いや受け渡しの所作などで、応募者が社会人としてのマナーが身に付いているのか判断したい」と考える採用担当者もいるかもしれません。

面接時に持参する場合

職務経歴書と履歴書を面接時に持参し、応募先企業の面接官や、受付の方に手渡しする場合は、必ずクリアファイルに挟み、封筒に入れておきます。なお、履歴書は三つ折りよりも、二つ折りにした方が折り目で文字が見えづらくなることを防げるので見栄えが良くなるでしょう。

手渡しの場合は、宛名と送付状は不要で、封筒の表面の左下に「履歴書在中」と赤字で記載します。封筒の裏面には、左下に「履歴書の提出日」と「応募者の現住所・氏名」を記載してください。こうすることで、採用担当者がいつ・どの求職者から受け取った書類かとひと目で判断できるからです。

なお、面接官に職務経歴書と履歴書は、封筒に入ったまま渡してしまうと、書類を取り出す手間がかかるため、応募者が封筒からクリアファイルを取り出して提出します。書類が入ったクリアファイルは、封筒の上に重ねて、封筒と一緒に面接官が読める方向にして差し出します。

その際には、両手で書類を持って「こちらが履歴書と職務経歴書になります。本日はよろしくお願いいたします。」といった言葉とともに差し出しましょう。

職務経歴書と履歴書を提出するタイミングは、応募先の採用担当者や受付の方に求められたときに渡します。面接開始時に提出を求められることが多いですが、面接修了後に提出を求めるケースもあります。最後まで指示がなかった場合は、面接修了後に「応募書類はいかがいたしましょうか。」と声をかけてください。

関連記事：履歴書を持参する時のマナーガイド｜正しい封筒の書き方や手渡し方を解説

郵送する場合

応募先の企業から郵送での提出を求められた際には、A４サイズの白い封筒を用意し、クリアファイルに挟んで送りましょう。

一般的に、書類を郵送する際には、「添え状」をつけるのがマナーです。詳しくは「履歴書を郵送・提出するときの送付状の書き方【無料テンプレート付き】」の記事をご確認ください。封筒への入れ方としては、「添え状」が一番上にくるようにして、「履歴書」→「職務経歴書」の順に並べて、クリアファイルに挟み、そのまま封筒に入れます。

封筒の書き方は、表面に「郵便番号」「郵送先（企業）の住所」「担当者名または部署名」「応募書類在中」と記載します。社名は、（株）などと略さずに「○○株式会社」というように正式名称を記載しましょう。

また、担当者名がわかる場合は、個人名に「様」を付けて（例：「人事部　田中様」）、部署宛に送る場合は敬称を「御中」とします。（例：「人事部御中」）

左下に赤文字で「応募書類在中」と書いて、四角で囲んでください。裏面は、左下に自分の郵便番号・住所・名前を書きます。住所を書く際には、都道府県名から始めて、建物名や部屋番号まで正確に記載します。

なお、郵送する際にはポストに投函するのではなく、郵便局の窓口で郵便物の重さを図ってもらい、正確な郵便料金の切手を貼って送りましょう。

関連記事：履歴書の封筒の書き方って？郵送と提出のマナーと選び方は？

メールで送る場合

ここ数年でオンライン面接の増加などの影響から、データ形式で応募書類の提出を求める企業も増えてきました。

基本的に、ExcelやWordなどで履歴書を作成するかと思いますが、作成後にPDF形式に変換してから送付しましょう。

応募書類のファイル名は、「日付」「氏名」を入れておくと、採用担当者が誰の・どのような内容のファイルなのか、ひと目で判断しやすくなります。（例：「20240518＿氏名＿履歴書」）メールの件名も同様の理由から、「履歴書等送付の件（氏名）」とすると採用担当者が確認・管理しやすくなるでしょう。

なお、メールで送る場合、現職で付与された社用メールを使うのはNGです。必ず、プライベート用のアドレスでメールを作成しましょう。

本文は、一般的なビジネスメールと同様で、宛先、挨拶文、自己紹介、用件、締めの言葉、著名の順に記載します。

より詳しい「本文の書き方」や「具体的な添付方法」「ファイルのパスワード」など細かなマナーについては「履歴書をメールで送る際のマナーと例文｜添付ファイルについても解説」をご確認ください。

自分で作成した職務経歴書と履歴書に自信が持てない方は、転職エージェントを活用しましょう。

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関連記事：転職エージェントを利用するメリット！デメリットも知って徹底検討

ここでは、職務経歴書と履歴書に関するよくある質問に対して、Q&A形式で回答します。

職務経歴書と履歴書は一体型のフォーマットを使用しても良い？

なかには、職務経歴書と履歴書が一体型になったフォーマットもありますが、役割や記載する項目がそれぞれ異なるため別々に作成して提出した方が良いでしょう。

職務経歴書と履歴書はどこで買うことができる？

職務経歴書と履歴書は、文房具店や書店、コンビニエンスストア、スーパー、100円均一ショップ、ドラッグストアなどで購入できます。基本的には、履歴書と職務経歴書がセットになったものが販売されており、価格は100円〜300円ほどです。

「転職履歴書の書き方とマナー｜無料ダウンロード可能のテンプレート付！」のページから、履歴書のフォーマットを無料でダウンロードし、使用できるのでぜひご活用ください。職務経歴書に関しても「簡単に作れるテンプレート・フォーマット」を職種別にご用意しているのでご活用いただき、応募先にあなたの魅力が最大限に伝わるものを作成しましょう。

職務経歴書と履歴書は一緒に封筒に入れて提出するの？

職務経歴書と履歴書はどちらも一緒に封筒に入れて提出します。ただし、企業側が求人に「履歴書のみを提出」などと記載している場合は、その指示に従いましょう。具体的な指示がない場合は、職務経歴書と履歴書を両方とも作成し、一緒に封筒に入れて提出します。

職務経歴書と履歴書はどちらが上になるように提出するの？

応募書類が揃ったら、上から「送付状」→「履歴書」→「職務経歴書」の順番になるように並べて封筒に入れます。つまり、「履歴書が上」「職務経歴書が下」になるように重ねて封筒に入れると間違いないでしょう。

職務経歴書と履歴書は、それぞれが持つ役割や項目が異なります。簡単に説明すると、職務経歴書は「仕事に関する詳しい内容をまとめた書類」で、履歴書は「応募者のプロフィール情報を記載した書類」となります。

相違点を理解したうえで作成すれば、自分のスキルや経験、応募企業に対する入社意欲などをアピールできる職務経歴書と履歴書が完成します。基本的なルールや書き方を押さえることはもちろん、読み手が求めるものを意識しながら、興味を引く内容に仕上げることを意識しましょう。

職務経歴書や履歴書に関して、少しでも不安がある方は、type転職エージェントをご利用ください。転職支援が豊富なキャリアアドバイザーが応募書類を添削したり、企業の採用担当者に直接推薦したり、書類選考後の面接対策から、細かな調整、年収交渉の代行まで手厚くサポートいたします。