職務経歴書は手書きとPCどちらがいい？

採用担当者の立場で考えてみよう

採用する企業にとって、応募書類で重要なのは「見やすさ」と「管理のしやすさ」です。多数の書類に目を通さなくてはいけない人事担当者にとっては、ある程度決まったフォーマットと活字でまとめられた書類の方が読みやすいもの。もちろん手書きの文字がきれいな人はいますが、書類の見やすさは文字の上手下手より「統一感があるかないか」の方が大きなポイントなので、その点でもPCで作成した方が有利です。

データの方が保存がしやすい

大量の書類を管理するという点でも、PCに軍杯が上がります。職務経歴書は一次面接で本人が持参するか、あるいは事前に郵送するかのいずれかですが、それを企業が受け取ってから少なくとも最終面接までは保管しなくてはいけません。また、面接官が複数いる場合は、一通の職務経歴書を何人かで共有する必要があります。

その際、PCで作成した元データがあれば、保管も共有も簡単です。企業によっては、持参した紙の職務経歴書とは別に「メールで元のデータを送ってください」と言われることがあるのはそのためです。手書きの職務経歴書をスキャンしてPDF化する方法もありますが、それを企業がやるにしても、応募者本人がやるにしても手間がかかります。特に多数の応募者がある企業の場合、職務経歴書はPCで作成してくれた方が何かとありがたいのが本音です。

それでも手書きかPCかで迷うのなら

もしどうしても「手書きの方がいい可能性もあるのでは」と気になるなら、事前に「職務経歴書は手書きとPC作成のどちらがよろしいですか」とメールで確認すればよいでしょう。

メリット１：誤字脱字をすぐに直せる

「簡単に修正できる」というのは、PCの大きなメリットです。誤字脱字があればすぐ直せるし、読み返して「もっといい書き方があるな」と思えば、その部分だけ修正することもできます。

特に複数の企業に応募している人は、応募先によって少しずつ内容を変えながら何通も職務経歴書を作成することになりますから、修正に手間と時間がかからないPCが便利です。

メリット２：レイアウト調整が簡単にできる

職務経歴書は履歴書より情報量が多いため、レイアウトも工夫して読みやすく仕上げることが大切です。その点、PCならワードやエクセルを利用してフォントや行間などを細かく調整できますし、線を引いたり枠で囲ったりといった作業も簡単です。

メリット３：データが残る

PCで作成すれば、職務経歴書を提出した後もデータが残ります。あとから内容を見返して確認することもできますし、そのデータをひな形として保管しておけば、応募先の企業ごとに少しずつ内容を変えて手軽にカスタマイズもできます。

手書きの職務経歴書もスキャンして保管はできますが、一枚ごとにPDF化するのは面倒ですし、自宅にスキャナーがない人もいるでしょう。

また、手書きの場合はカスタマイズできませんから、他の企業に応募する時はまたいちから書かなくてはいけません。

メリット４：メールで送付できる

PCで作成すれば、そのままメールに添付して送付できます。手書きのように、いちいちスキャンして画像を取り込むといった余計な手間もいりません。

デメリット：特になし

「PCで作成すると、複数の企業で使い回していると思われるのでは」と考える人がいますが、現在は企業側も転職者が同時に複数の企業に応募していることは承知しています。

もちろん、志望動機や自己PRの内容が明らかに他社向けのものだったら使い回しとわかりますが、それは「A社向けの書類を間違ってB社に出してしまった」とか「応募企業の求人の特性をよく理解せずに職務経歴書を作成してしまった」という本人のミスであって、PCで作成したことが悪いのではありません。

PCで作成すると、同じ内容の職務経歴書を複製したり、少しずつ内容を変えたバージョンを何通りも作ったりできるので、「どの書類をどの企業に出すのか（あるいは出したのか）」をきちんと管理するようにしてください。

また、ある時期に転職活動をしていて一度中断し、しばらく経ってからまた再開した場合に、以前作った職務経歴書をひな形として使うと「日付を更新せずに送ってしまった」などのミスが発生しやすいので気をつけましょう。

メリット：特になし

書類を作る応募者にとって、手書きのメリットは特にありません。文字をきれいに書くことで丁寧さや意欲が伝わると考える人もいますが、丁寧さをアピールしたいなら書類を送る際の添え状や封筒の宛名を手書きにすれば十分ですし、意欲を伝えるなら書類が手書きかどうかより、志望動機や自己PRで何を伝えるかの方が何倍も重要です。

手間ひまをかけて職務経歴書を手書きするより、キャリアの棚卸しや自分の強みの洗い出しなど、書類に書く内容を深める作業に時間を使った方が書類選考を通る確率は上がるはずです。

デメリット１：PCスキルを疑われる

手書きの職務経歴書を受け取った場合、担当者によっては「この人はPCスキルに自信がないのかもしれない」と捉えることがあります。

今の時代、どの会社も普段使うビジネス書類はすべてPCで作成します。読みやすい職務経歴書をPCで作れることは、現代の社会人にとって必須のスキルが身についているという証明にもなりますから、あえて手書きで作成する必要はありません。

デメリット２：直すのに時間がかかる

手書きの場合、たった一文字間違えただけで、またイチから書き直しです。何度も試し書きをしてみないと、ベストなレイアウトもわかりません。いずれにしろ、手書きはPCよりも圧倒的に時間と労力がかかるのは間違いありません。