転職エージェント経由で面接・選考辞退の伝え方・注意点

掲載日 : 2022.07.21最終更新日 :2022.07.21

「転職エージェントに紹介してもらった企業の求人に応募して、日程調整をしてもらい、あとは面接だけ……」そこまで進んだ段階でも、やむを得ず面接を取りやめなくてはならない事態が発生することもあります。

しかし、転職エージェント経由で面接が決まった場合、本当にその面接をキャンセルしても良いものでしょうか？不安に思う方もいるかと思います。今回は転職エージェントを利用する際の面接辞退の是非や、その方法、注意点などについて解説していきます。

この記事の監修者

石井 祐太朗キャリアアドバイザー部 課長

住宅メーカーで戸建事業部、リフォーム事業部にて個人、法人相手の営業を経験。様々な業界の知見を深めることができること、前職より多くの方の人生の転機に立会いサポートできることに魅力を感じ、type転職エージェントのキャリアアドバイザーへ転身。転職希望者の側に立ち、未来を見据えたご支援を続けている。

1. 面接辞退はできる？
2. 面接辞退する際のポイント
3. 面接辞退する際の例文
4. 面接辞退する際の注意点

転職エージェントを利用している場合であっても、面接辞退は決して珍しいものではありません。一次面接の前に辞退するパターンもあれば、二次、最終と進んだ段階で辞退するケースもあります。 いずれの場合でも、きちんとルールやマナーを守れば問題なく面接を辞退することが可能です。企業への連絡も転職エージェント側が代行してくれるので、スムーズに面接を辞退進行できます。

面接辞退に至る理由はいくつか考えられます。特に多いのが、別の企業から内定をもらったケースです。求職者が複数企業の選考を並行して受けることは珍しくなく、企業側もその点は当然把握しているため、ある程度の辞退は仕方ないものと割り切っている部分があります。ですので、他企業から内定をもらい、その会社に就職することを決めた場合は、選考途中であっても遠慮せずその旨を伝えて面接を辞退しましょう。

他にも、応募後に条件を再考して希望とは異なると判断したケースや、一次面接を受けた際に企業への印象が変わってしまったケースなどが考えられます。自分に合わないと感じたのであれば、正直にその旨を伝えてください。いずれにせよ、辞退の意志が固いのなら、早急に転職エージェントに連絡しましょう。

面接辞退には当然ですが、リスクが伴います。一度辞退した企業には再度就職できるチャンスがほぼなくなることはもちろん、あまりに不誠実な対応をした場合は今後の転職活動に支障が出る可能性もあります。また、各方面に迷惑をかけてしまった後ろめたさなど、求職者自身の心理的な影響も少なくありません。

以上のようなパターンに陥ってしまわないためにも、面接を辞退する際は注意が必要です。そこで、面接辞退がスムーズに進むためのポイントをいくつか挙げてみました。

『できる限り早く連絡する』

面接を辞退するのであれば、なるべく早い段階で連絡をとることが重要です。当然ながら、企業側は選考に向けて準備を進めているため、辞退するのであればその情報を早急に知りたいはずです。早ければ早いほどその影響は少なくなるため、できるだけ迅速に連絡を取りましょう。

『転職エージェントに相談する』

転職エージェント経由で面接を決めた場合は、企業への連絡は担当のキャリアアドバイザーが行います。もし、勝手に企業へ断りの連絡を入れた場合、企業と転職エージェントの信頼問題に繋がる可能性もあるため、必ず事前に担当者へ相談してください。

転職エージェントは企業とのやりとりを橋渡ししてくれるので、求職者にとっての負担も少なくなります。また、本当にその面接を辞退すべきか、次はどのような条件で探すべきかといった相談にも乗ってくれるでしょう。

『断る理由を簡潔に伝える』

転職エージェントに面接辞退したいことを伝える際は、必ずその理由を添えましょう。転職エージェントとしても企業に断りを入れる手前、辞退に至った経緯は必ず知りたい内容です。

先に挙げた「他企業の内定」など、正当な理由があるのであればその旨を伝えましょう。また、それ以外の理由であっても、正直に話してもらえれば転職エージェント側も対応がしやすくなります。下手に嘘をついて信頼関係を損なうよりも、自分の気持ちを率直に伝えてもらえたほうが今後の転職活動も上手くいくでしょう。

もし、転職エージェント経由ではなく自身で直接応募した場合であれば、「諸般の事情」「一身上の都合」といった形式的な表現で断りを入れても問題はありません。下手に、長々とした理由を書き連ねるのは、言い訳のように見えてしまい逆効果です。

『丁寧な対応を心がける』

人と人とのやり取りである以上、誠実で丁寧な対応は必要不可欠です。自分自身と転職エージェント、双方が気持ちよく次に向かえるような対応を心がけましょう。面接の調整をしてくれたことへの感謝と、それを断ってしまったことへの謝罪の気持ちをはっきりと伝えると良いでしょう。

転職エージェントの担当者へ面接辞退を伝える場合、２通りの方法が考えられます。メールまたは電話での連絡です。基本的にはメールでの連絡でかまいませんが、面接直前で断る場合は必ず電話で連絡を入れましょう。

下記に辞退メールの例文や、電話連絡時のトーク例を記載します。あくまで例ですので、あなたなりの言葉で辞退の意を伝えてください。いずれにせよ、ビジネスマナーに沿って丁寧な対応をしましょう。

メールの場合

電話の場合

まず、ドタキャンは絶対にNGです。できるだけ早めに連絡してください。また、連絡自体を行わないのも当然ですがやめましょう。これらのビジネスマナーにかける行為は、多方面に迷惑をかけてしまいます。面接の手配をしてもらった手前、断りづらい気持ちもわかりますが、転職エージェントはあなたの味方です。まずは連絡を取り、相談に乗ってもらいましょう。

また、嘘の口実を作ることも避けましょう。もしそれが発覚した場合、不信感を買うばかりかトラブルに繋がるかもしれません。転職エージェントとの関係性が悪くなるだけでなく、最悪の場合、転職エージェントと企業の間で信頼問題に発展する可能性もあります。危ない橋を渡るより、正直に理由を伝えたほうが良いでしょう。