【例文付き】面接メール連絡、返信方法とマナー（日程調整・選考辞退・お礼）

最終更新日 : 2023.1.18

書類選考から面接に進む段階では、採用担当者と様々なメールのやりとりが発生します。面接の日程調整や内定の承諾・辞退など、非常に重要な内容を文面で伝え合うため、相手にわかりやすく、かつ悪い印象を与えないようなメールを書くことが必要です。そこで、面接段階のメールで心がけるべき基本マナーから返信のタイミング、件名のつけ方や具体的な文面の書き方まで、徹底解説します。

この記事の監修者

藤岡 広慧キャリアアドバイザー部 部長

約10年に渡り、営業職やITエンジニア職の転職支援を行う。現在はITエンジニアの転職支援を中心に行うキャリアアドバイザー部の部長。応募書類の添削や面接対策アドバイスにも強い。

1. 面接段階でのメールの基本マナーとは？
2. 面接の日程調整のメール例文
3. 面接後のメール例文
4. 選考辞退のメール例文
5. 内定承諾のメール例文
6. 内定を保留にする場合のメール例文
7. 不合格メールの返信例文
8. 面接のメールでどこまで返信するのが良い？
9. まとめ

まず大前提として、「企業から受け取ったメールには、遅くても24時間以内には返信する」が基本マナーです。転職活動でやりとりするのもビジネスメールの一環なので、仕事上のメールと同様、「相手を待たせず、なるべく早く返信する」を心がけてください。

また、メールを送信する前に必ず文面を確認して、敬語の間違いや誤字・脱字がないかを確認するのも基本中の基本です。特に、話し言葉と書き言葉の違いには注意しましょう。例えば、「御社」は口頭で使う言葉で、メールなど文面で使う際は「貴社」が正しい使い方です。

メールは「件名」と「宛先・本文・署名」で構成されます。それぞれの書き方については、以下のマナーを守るようにしましょう。

面接の日程調整のメールでは、「複数の候補日を出すこと」と「時間帯をできるだけ幅広く設定すること」を心がけてください。候補の日程は、少なくとも２つか３つは提案するようにしましょう。

ピンポイントで１つの日程・時間帯のみを伝えると、相手に自分の都合を一方的に押し付ける印象で失礼になります。また、１つだけ候補日程を送って、それが相手の都合と合わなかった場合、さらに他の候補日を出してもらうためのやりとりが必要となり、余計な手間がかかります。採用担当者も忙しい中でお互いの日時を決めるのですから、相手が調整しやすいようにいくつかの選択肢を提示するのがマナーです。

もし仕事の都合でどうしても一日しか提示できなかったり、同じ時間帯しか調整がつかない場合は、その理由を書き添えると良いでしょう。

面接を受けたら、その日のうちにお礼のメールを送りましょう。ただし、忙しい相手に長文のメールを送りつけるとかえって迷惑なので、「お礼の言葉＋面接で何を感じたか」を簡潔な文章で伝えてください。面接を受けてさらに入社への意欲が増したことや、丁寧に対応してもらったことへの感謝などをひと言添えるだけで十分です。

「選考辞退は重要な用件だから、電話で伝えた方がいいのでは」と思うかもしれませんが、採用担当者としては重要だからこそ文面で残したいと考えるので、やはりメールで伝えるのが基本です。

メールでは、まず面接してもらったことへの感謝を述べた上で、選考を辞退したい旨を記載します。辞退の理由が言いづらいものだったり、相手に失礼になる場合は、それを正直に書く必要はありません。

「様々な要素を検討した結果」といった、当たり障りのない表現にすれば問題ないでしょう。ただし選考の過程で特別に目をかけてもらったり、採用担当者と長くやりとりしていた場合などにどうしても理由を伝えたい場合は、「家族の意向もあり、やむなく辞退することに致しました」などと本当の理由を付け加えても構いません。

最後はビジネスマナーに則って、定型的なあいさつで締めるのが無難です。辞退するとはいえ、相手の企業や担当者に悪い印象を残さないよう、相手への礼節が伝わる内容にすることが大事です。

内定の連絡を受け取ったら、まずはお礼と承諾の意思をシンプルに伝えましょう。「短い文面でも相手への感謝は十分伝わります。それだけでは素っ気ないと感じたら、「皆様と共に働けることを楽しみにしております」といった一文を添えればよいでしょう。内定をもらって気分が盛り上がり、つい長文になってしまいがちですが、正式な感謝や喜びの気持ちは次に担当者と会った時に直接伝えればいいと考えてください。

それよりも、内定をもらった後のフローを確認するのを忘れないことが大事です。入社までの手続きについて相談したい旨の文章を付け加えて、次の段取りを知らせてもらうようにしましょう。また転職に伴って住所の変更などがある場合は、それも忘れずに伝えるようにします。

内定の連絡をもらったものの、返事を保留にしたい場合もあります。これは採用担当者にとって非常に重要な連絡事項なので、まずは電話で伝えるのが基本です。ただし電話した際に担当者が不在だった場合などは、まずメールで用件を伝えても良いでしょう。その際は「いつまでに正式な返事をするか」の明確な期限を必ず書いてください。

メールはあくまでも取り急ぎの連絡なので、回答を保留したい理由については簡単に伝えるだけで構いません。「あとは電話で詳しく説明したい」という一文を添えれば、採用担当者も納得します。折り返しの電話をもらいたい場合は、電話がつながりやすい時間を書き添えると良いでしょう。

不採用の通知がメールで来た場合も、返信するのが社会人としてのマナーです。簡潔な言葉で面接をしてもらったことへの感謝と前向きな姿勢を伝えましょう。

くれぐれも不採用になったことへの不満や愚痴は書かないこと。今後も社会人として働いていく以上、どこかでその会社とビジネス上の接点を持つことがあるかもしれませんから、悪い印象は残さない方が自分のためです。

不採用になった理由を聞きたくなるかもしれませんが、合否の判断基準については基本的に開示しない企業がほとんどです。どうしても聞きたい場合は、転職エージェントを経由すると企業から情報をもらえることがありますので、一度相談してみてはいかがでしょうか。

メールで何度か連絡をしていると、「どこでやりとりを終わらせればいいのか」と悩むことがあります。基本は「こちらの返信で終わらせる」ですが、自分が伝えるべきことをすべて伝えた上で、相手から返ってきたメールに新たな要素がない場合は、そこで返信せずに終わらせて構いません。例えば、相手のメールが「承知しました。では、宜しくお願い致します」という程度の内容なら、返信は不要です。

相手の表情や声がわかる対面のコミュニケーションとは違い、メールは文面から受ける印象がすべてです。社会人としてのマナーを守り、相手に対して失礼や迷惑にならないメールの書き方を心がけてください。