面接段階でのメールのマナー!返信や件名などはどうすればいい?

最終更新 : 2018.8.29

面接段階でのメールのマナー!返信や件名などはどうすればいい?のイメージ-type転職エージェント

書類選考から面接に進む段階では、採用担当者と様々なメールのやりとりが発生します。面接の日程調整や内定の承諾・辞退など、非常に重要な内容を文面で伝え合うため、相手にわかりやすく、かつ悪い印象を与えないようなメールを書くことが必要です。そこで、面接段階のメールで心がけるべき基本マナーから返信のタイミング、件名のつけ方や具体的な文面の書き方まで、徹底解説します。

この記事の監修者
監修者の長谷川 敬

長谷川 敬エキスパートキャリアアドバイザー

前職はウェディングプランナーとして結婚式場のセールス業務に従事。「業界を限定せず、知識を広げ、かつヒトの人生に良い影響を与えていきたい」と考え、「type転職エージェント」キャリアアドバイザーへ転職。キャリアアドバイザーとして答えのないキャリアへ粘り強く向き合い、楽しみながら納得感を得られるカウンセリングスタイルを大切にしています。

面接段階でのメールの基本マナーとは?

面接段階でのメールの基本マナーとは?-type転職エージェント

まず大前提として、「企業から受け取ったメールには、遅くても24時間以内には返信する」が基本マナーです。転職活動でやりとりするのもビジネスメールの一環なので、仕事上のメールと同様、「相手を待たせず、なるべく早く返信する」を心がけてください。

また、メールを送信する前に必ず文面を確認して、敬語の間違いや誤字・脱字がないかを確認するのも基本中の基本です。特に、話し言葉と書き言葉の違いには注意しましょう。例えば、「御社」は口頭で使う言葉で、メールなど文面で使う際は「貴社」が正しい使い方です。

メールは「件名」と「宛先・本文・署名」で構成されます。それぞれの書き方については、以下のマナーを守るようにしましょう。

【件名】

自分からメールを送る場合の件名は、「何の用件か」がひと目でわかることが大事です。「面接の日程調整について」「面接の日程変更のお願い」など、シンプルですぐに理解できる件名にしてください。企業の担当者は毎日大量のメールに対応しなくてはいけないので、件名を見ただけで連絡の目的がわかるのは非常にありがたいのです。

逆に、「ご連絡ありがとうございました」などのお礼や、「山田太郎です」と名乗るだけの件名をつける人がいますが、これらは用件がわかりにくくなるので避けた方がよいでしょう。件名に名前を入れるのはわかりやすくてよいのですが、その場合は「面接の日程調整について(山田太郎)」などと用件に添える形にしてください。うっかり件名を空欄にして送ってしまうミスもありますが、これは明らかなマナー違反なので十分に気をつけましょう。

先方からのメールに返信する場合は、件名は変更せず、そのまま「Re」をつけて返してください。その件に関するやりとりを遡って確認できるよう、引用された本文も消さずにそのままの状態で返信します。

【宛先】

相手の企業名、部署名、担当者の氏名を記載します。企業名は「○○商事(株)」などと略さず、「○○商事株式会社」と正式な表記をしてください。担当者の個人名がわからない場合は、「中途採用ご担当者様」とします。

【本文】

本文は「お世話になっております」というあいさつで始め、続いて自分のフルネームを記載します。初めてやりとりする相手であれば、初回のメールのみ「この度はお世話になります」「初めてご挨拶申し上げます」といったあいさつにしてもよいでしょう。

本文は改行や一行空けを適切に使って、見やすい文面を心がけます。一行が長くなりすぎると読みづらく、意味も伝わりにくくなるので、できるだけ簡潔に短く要点をまとめるようにしましょう。文章の最後は「お忙しい中恐れ入りますが、ご確認のほど何卒宜しくお願い致します」などの結びのあいさつで締めます。

【署名】

名前とメールアドレスは必須で記載してください。念のため、自宅の住所と携帯電話の番号を書き添えれば確実です。現在勤務している会社名を書く必要はありません。あくまで個人として採用試験を受けているので、自分自身の情報が記載されていれば十分です。

注意したいのが、友人・知人との連絡に使うプライベート用の署名を使い回さないこと。自分の名前がニックネームやハンドルネームになっているのに気づかないまま、応募先の企業に送ってしまったという事例もあるので、くれぐれも注意しましょう。また、署名の周りを「⭐」︎や「♡」などの記号で派手にデコレーションする人がいますが、ビジネスメールでは不適切。一本線のラインでシンプルに区切る程度にとどめてください。

なお、応募企業との連絡に使うメールアドレスは、現在勤めている会社のものとは別にしてください。個人としての転職活動に会社のアドレスを使うのはそもそもマナー違反ですし、職場でメールを開いた時に誰かに見られれば周囲に転職活動中であることを知られるリスクがあります。個人で持っているアドレスを使うか、転職活動用に新たなアドレスを作るようにしましょう。

面接の日程調整のメールマナー

面接の日程調整のメールマナー-type転職エージェント

面接の日程調整のメールでは、「複数の候補日を出すこと」と「時間帯をできるだけ幅広く設定すること」を心がけてください。候補の日程は、少なくとも2つか3つは提案するようにしましょう。ピンポイントで1つの日程・時間帯のみを伝えると、相手に自分の都合を一方的に押し付ける印象で失礼になります。また、1つだけ候補日程を送って、それが相手の都合と合わなかった場合、さらに他の候補日を出してもらうためのやりとりが必要となり、余計な手間がかかります。採用担当者も忙しい中でお互いの日時を決めるのですから、相手が調整しやすいようにいくつかの選択肢を提示するのがマナーです。

もし仕事の都合などですぐに候補日程を出せない場合は、メールの返信そのものを保留にせず、いったんその旨を伝える返信をしてください。「大変恐縮ですが、仕事の都合で日程調整に少々時間がかかりそうです。○月△日までには候補日程をお知らせしますので、もうしばらくお待ち頂けますでしょうか」などと相手に現状を伝えます。返信しないまま時間が経つと、相手に音信不通になったと思われてしまうので要注意です。

いったん面接の日程を決めたものの、こちらから面接の日程変更をお願いしなくてはいけない場合もあります。その際は、必ず理由を書き添えてください。「○月○日△時よりお約束しました面接につきまして、急な出張が入ったため、貴社にお伺いするのがどうしても難しくなりました。大変申し訳ございません」といったように、やむを得ない理由があることを伝えましょう。その上で、「誠に勝手なお願いで恐縮ですが、以下の日程で再調整して頂くことは可能でしょうか」などと前置きして、新たな候補日程を複数記載してください。

面接後のメールマナー

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面接を受けたら、その日のうちにお礼のメールを送りましょう。ただし、忙しい相手に長文のメールを送りつけるとかえって迷惑なので、「お礼の言葉+面接で何を感じたか」を簡潔な文章で伝えてください。「本日は面接の機会を頂き、ありがとうございました。貴社の社員の方々が高い成長意欲を持って組織に貢献していることを知り、私もその一員になりたいという思いがますます強まりました」といった一文を記載すれば十分です。

選考辞退のメールマナー

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「選考辞退は重要な用件だから、電話で伝えた方がいいのでは」と思うかもしれませんが、採用担当者としては重要だからこそ文面で残したいと考えるので、やはりメールで伝えるのが基本です。

メールでは、まず面接をしてもらったことへの感謝を述べた上で、選考を辞退したい旨を記載します。辞退の理由が言いづらいものだったり、相手に失礼になる場合は、それを正直に書く必要はありません。「様々な要素を検討した結果、今回は選考を辞退させて頂きたく存じます」といった、当たり障りのない表現にすれば問題ないでしょう。最後は「末筆ながら、貴社の益々のご発展とお活躍をお祈りしております」といった定型的なあいさつで締めるのが無難です。辞退するとはいえ、相手の企業や担当者に悪い印象を残さないよう、相手への礼節が伝わる内容にすることが大事です。

内定承諾のメールマナー

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内定の連絡を受け取ったら、まずはお礼と承諾の意思をシンプルに伝えましょう。「内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。謹んでお受け致します」といった文面で、相手への感謝は十分伝わります。それだけでは素っ気ないと感じたら、「皆様と共に働けることを楽しみにしております」といった一文を添えればよいでしょう。内定をもらって気分が盛り上がり、つい長文になってしまいがちですが、正式な感謝や喜びの気持ちは次に担当者と会った時に直接伝えればいいと考えてください。

それよりも、内定をもらった後のフローを確認するのを忘れないことが大事です。「今後の入社までの手続きについて、ご指示を頂ければ幸いです」といった文章を付け加えて、次の段取りを知らせてもらうようにしましょう。

内定の連絡をもらったものの、返事を保留にしたい場合もあります。この場合もメールの返信そのものを保留せず、すぐに「いつまでに正式な返事をするか」をメールで伝えてください。迷っている間メールを返信せずにいると、次の段取りが立たないため採用担当者に迷惑がかかりますし、最悪の場合は内定を取り消される可能性もあります。

よって返答を保留したい場合でも、まずは「すぐにでも承諾のお返事をすべきところ大変恐縮ですが、返答については3日ほど時間を頂けませんでしょうか」といった伺いをたてるか、あるいは「いつまでに正式な返答をすればよろしいでしょうか」と期限を確認するメールを返信してください。

理由については、「今回の転職を悔いのないものにしたく、様々な観点から検討した上で判断したいと思っております」「家族とも相談した上でお返事したく、そのための時間を頂ければと考えております」といった書き方で、あくまでも「自分が納得した上で判断したい」というニュアンスにします。「他社様の採用通知を待った上で判断したい」といった、他の企業と天秤にかけるような書き方は失礼になるので避けた方がよいでしょう。

不合格メールの返信マナー

不合格メールの返信マナー-type転職エージェント

不採用の通知がメールで来た場合も、必ず返信するのが社会人としてのマナーです。「この度は面接の機会を頂けたことに改めて御礼申し上げます。結果については大変残念ですが、謙虚に受け止めて引き続き転職活動に励んでいきたいと思います」といった表現で、面接をしてもらったことへの感謝と前向きな姿勢を伝えましょう。くれぐれも不採用になったことへの不満や愚痴は書かないこと。今後も社会人として働いていく以上、どこかでその会社とビジネス上の接点を持つことがあるかもしれませんから、悪い印象は残さない方が自分のためです。

不採用になった理由をどうしても知りたい場合は、「もし差し支えなければ、今後の転職活動の参考にしたく、不採用の理由をお聞かせ頂けないでしょうか」と問い合わせても構いませんが、企業側に理由を開示する義務はないため、返事をもらえないケースも多いことを理解しておきましょう。

面接のメールでどこまで返信するのが良い?

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メールで何度か連絡をしていると、「どこでやりとりを終わらせればいいのか」と悩むことがあります。基本は「こちらの返信で終わらせる」ですが、自分が伝えるべきことをすべて伝えた上で、相手から返ってきたメールに新たな要素がない場合は、そこで返信せずに終わらせて構いません。例えば、相手のメールが「承知しました。では、宜しくお願い致します」という程度の内容なら、返信は不要です。

まとめ

相手の表情や声がわかる対面のコミュニケーションとは違い、メールは文面から受ける印象がすべてです。社会人としてのマナーを守り、相手に対して失礼や迷惑にならないメールの書き方を心がけてください。

  • ◆まとめ
    1. 【面接段階でのメールの基本マナー】
      件名:「何の用件か」がひと目でわかるように書く
      宛先:正式名称で相手の企業名、部署名、担当者の氏名を記載する
      本文:挨拶→要件→結びの挨拶の順で記載する
      署名:最低限、名前と個人用メールアドレスを記載すること
    2. 【面接の日程調整のメールマナー】
      「複数の候補日を出すこと」と「時間帯をできるだけ幅広く設定すること」がポイント。すぐに日程が分からない場合でも、返信はすぐにすること
    3. 【面接後のメールマナー】
      その日のうちにお礼のメールを送ること
    4. 【選考辞退のメールマナー】
      面接をしてもらったことへの感謝を述べた上で、選考を辞退したい旨を記載すること。
    5. 【内定承諾のメールマナー】
      お礼と承諾の意思をシンプルに伝え、入社までのフローの確認をすること。内定の返事をすぐに出来ない場合でも、何日までに返答をするかはすぐに返信をすること
    6. 【不合格メールの返信マナー】
      不採用の通知がメールで来た場合も、必ず返信をする。
    7. 【面接のメールでどこまで返信するべきか】
      基本は「自分からの返信で終わらせる」ことだが、返信の必要がない内容なら無理に返信しなくて良い
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