【職務経歴書の書き方】簡単に作れるテンプレート・フォーマット付き

職務経歴書の書き方のコツ① 採用担当者が読みやすい書類にする

読みやすい職務経歴書とは、採用担当者が求める情報が過不足なく盛り込まれていることが条件です。どのような経験やスキルを持っているのか、応募企業が求める人材像にマッチしているのかを採用担当者は読み取ろうとします。求人票や募集要項から企業がどのような人材を求めているかをイメージし、自分の経歴やスキルのうち、どれをアピールすれば採用担当者に自分の魅力が伝わるかを考えて書きましょう。

職務経歴書の書き方のコツ② 枚数にこだわらなくていい

一般的に職務経歴書は「A4で1〜2枚に収めるように」と言われていますが、実はそれほどこだわる必要はありません。もちろん、無駄に長くなるのは避けるべきですが、アピールすべき内容があるなら、3枚以上になってもまったく問題ありません。さすがに5枚以上になると、採用担当者に「長くて読みにくい」という印象を与えるリスクがありますが、4枚以内なら心配ないと考えていいでしょう。

むしろ、アピールできる経験やスキルがあるのに、「2枚以内に収めなくてはいけない」と考えカットしてしまうのはもったいないこと。枚数にこだわりすぎず、自分の強みとなる要素があるなら、きちんと書いた方が書類選考の通過率は上がります。

職務経歴書の書き方のコツ③ 経歴だけでなく、「工夫や取り組み」を書く

職務経歴の詳細を書く時、「どんな業務を担当してきたか」を書くのは大前提ですが、それだけではアピールにつながりません。大事なのは、「日々の業務の中で、どのような工夫や取り組みをしたのか」という仕事への姿勢を書くことです。例えば、「チームのスケジュールが遅れる中、自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも支援しました」「ユーザビリティ向上のため、ユーザーへのヒアリングを提案し、採用されました」などの工夫や取り組みが書いて職務経歴書に書いてあれば、書類選考の通過率はアップします。

特に「転職してキャリアアップしたい」「未経験の仕事に転職したい」という場合は、過去の経験をそのまま書いただけでは、新しい仕事への適性がどれくらいあるのか判断できません。例えば、ITエンジニアからITコンサルタントに転職したいなら、単に「Javaによる開発ができます」「金融業界の業務知識があります」だけではなく、ITコンサルタントに必要な要素である「問題解決能力」がどれくらいあるかを伝えないと書類選考を通過するのは難しくなります。この時、「プロジェクト内でスケジュール遅延という問題が発生した際、みずからチーム内の業務配分の見直しをリーダーに提案し、実行しました」という一文があれば、採用担当者も「問題解決能力がありそうだ」と判断できるでしょう。

過去の業務内容だけでなく、「工夫や取り組み」を職務経歴書に加えることで、採用担当者へのアピール度は一気に高まることを知っておきましょう。

職務経歴書の書き方のコツ④ マネジメント経験は「権限の範囲」を明確にする

マネジメント経験は大きなアピール要素になりますが、職務経歴書に書く際は「何をどこまで任されていたか」を明確にすることが大切です。「プロジェクトマネジャーを経験」だけで終わらせるのではなく、「プロジェクトマネジャーとして、人員管理や進捗管理はもちろん、予算管理も担当」と書けば、採用担当者が読んだ時に「かなり権限を任されていたのだな」と判断できます。

管理職やリーダーを任された人は社内で評価されてそのポジションに就いたはずなので、役職名だけで終わらせるのはもったいないと考えてください。権限の範囲を明記すれば、自分が社内でどれくらい高く評価されていたのかをアピールできます。

そもそも、自身の経験がマネジメント経験と書いていいか分からない方もいるかもしれません。その場合は下記の「マネジメント経験とはどこから？管理職の面接でよく聞かれる質問の回答例」を参考にしてみてくださいね。

関連記事：マネジメント経験とはどこから？管理職の面接でよく聞かれる質問の回答例

職務経歴書の書き方のコツ⑤ 自己PRには 「CAN」と「WANT」を書く

自己PRには、まず「CAN（＝自分ができること）」を書き、続いて「WANT（＝自分がやりたいこと）」を書きましょう。「CAN」は、これまでの実績や数字を挙げながら、前職までの経験で何ができるようになったかを書きます。そして「WANT」は、転職したら何をやりたいのかを書きます。

自己PRというと、「CAN」だけを強調する人が多いのですが、採用担当者にとっては「今後何をやりたいのか」を知ることも重要です。それを知ることで、「その応募者が自分の会社に転職してから、どれくらいの意欲や向上心を持って働いてくれるのか」をイメージできるからです。よって自己PRに、「現在はプログラマーですが、今後はSEとしてより上流の開発工程に携わりたいと考えております」「今後はマネジメントを目指して行きたいと考えております」といったWANTが書かれていれば、前向きな姿勢が伝わります。

なお、WANTを叶えるために実践している勉強や自己研鑽があれば、それもぜひ自己PRに書いてください。「今後はプロジェクトマネジャーを目指しており、そのためにPMPの資格取得のために勉強しております」とあれば、前向きかつ行動力のある人物だということが採用担当者に伝わって、さらに強力なアピールになります。

関連記事：自己PRの例文と書き方のポイント

◆ 経歴概要

これまでの経歴やアピールしたい業務内容、今後やっていきたいことなどを簡潔にまとめます。ただし、その後に職務経歴の概略や詳細を書くので、経歴概要は書かなくても構いません。

◆ 職務経歴の概要

これまでの経歴の概要として、自分が在籍する企業・部署名と在籍した期間を書きます。時系列に沿って書いてもいいですし、現在から過去にさかのぼって書いても構いません。

◆ 得意分野

自分が得意とする領域や分野を書きます。特にコンサルタントやエンジニア、クリエイティブや企画職の人は、自分の強みや実績をアピールするためにぜひ記載しましょう。アピールポイントは「自分がアピールしたい項目」ではなく、応募企業の募集要項と合致するものから選ぶようにしてください。

◆ 経歴の詳細

今まで経験した業務経歴の詳細を記載します。記載方法には「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」などがあります。

詳細は「魅せる職務経歴書のフォーマットはこれだ！」の項目にてご説明しています。

◆ 保有資格

保有する資格を、取得した年月日と合わせて記載します。資格が複数ある場合は、取得した日付が新しいものから時系列で並べます。

業務内容と親和性が高い資格はもちろんアピールになりますが、応募企業の求人に直接生かせない資格でも記載しましょう。採用担当者に「継続的に努力できる人なのだな」と感じてもらえるからです。特に未経験職種に応募する場合は、入社後にできるだけ早く業務内容を覚えて活躍することが期待されるため、主体的に努力できることは大きなアドバンテージになります。

◆ テクニカルスキル（技術系のみ）

プログラマーやエンジニアなど技術系の職種の場合は、テクニカルスキルも記載することをお勧めします。「OS」「言語」「フレームワーク」「DB」などの項目ごとに、経験した技術の内容と経験した年数を記載します。

◆ 自己PR

職務経歴書の中で、応募企業に対して最も直接的にアピールできる項目です。書き方のポイントは、「職務経歴書の書き方」の5つめで詳しく解説しています。

編年体形式

時系列に沿って、業務内容を記載する形式です。その人がどのような経歴と業務歴を辿ってきたのかがひと目でわかるのがメリットです。

編年体形式では、新卒時の業務内容から順に記載していきます。「業務内容が変わった」「事業部が変わった」「勤めている会社が変わった」などのタイミングでひと区切りしながら書くとよいでしょう。

ただし、直近のキャリアをアピールしたい人や年齢が高い人には、編年体形式はお勧めしません。この形式では、新人時代の業務が一番上に来るからです。一番上に記載されるキャリアが採用担当者にとって最も印象に残るので、時間の経過とともにキャリアアップした人や年齢を重ねた人が新人時代のキャリアを最初に見せるのはアピールにつながりません。その場合は、次に紹介する「逆編年体形式」の職務経歴書がお勧めです。

逆編年体形式

経歴や業務歴を現在から過去へさかのぼって記載する形式です。一番上が最も新しい職務経歴になるので、直近のキャリアをアピールしたい人は、編年体形式より逆編年体形式が適しています。

直近のキャリアをアピールしたい場合や、直近の業務経験が応募企業の求めるニーズに合致する場合などは、過去の経験より現在の経験を重点的に見られる逆編年体形式を選ぶとよいでしょう。

キャリア形式

業務の区切りごとに職務経歴を記載する形式です。「編年体形式」または「逆編年体形式」と合わせて記載します。プロジェクトベースで仕事をすることが多いコンサルタントやエンジニア、クリエイティブ職、企画職などに向いている形式です。

プロジェクトごとに「プロジェクト内容」「担当業務」「メンバー数」「自分の役割」「工夫や取り組み」などを明記して、プロジェクトの概要だけでなく、自分がそのプロジェクトにどれだけ貢献したかが伝わるようにしましょう。

プロジェクトの概要や全体の成果だけが書かれていると、採用担当者は「この応募者がプロジェクトの中で何をしたのかがわからない」と感じます。あくまでも「プロジェクトに対して、自分がどのように貢献したか」がわかる書き方をすることが重要です。

①郵送する場合

職務経歴書を郵送する場合は、送付状をつけてA4サイズの白い封筒に入れて送付します。封筒の宛名は縦書きで、油性のボールペン、サインペンで書きましょう。封筒の左隅には「応募書類在中」と赤字で書き、四角で囲みます。企業には多くの郵送物が届きますから、開封前でも職務経歴書など応募書類が入っていることがわかるようにしておきます。書類を入れる順番は、送付状を一番上にして、送付状の「同封書類」に記載した順に重ねてクリアファイルに入れます。誤字脱字や応募書類がそろっているか、汚れがないかを確かめてから郵送しましょう。

関連記事：履歴書を郵送・提出するときの送付状・添え状の書き方

②メールで送付する場合

メールで送付時のファイル形式は、企業の指定がない場合はPDF形式がおすすめです。印刷がしやすく、レイアウトが崩れず、データの変更がされないのが特徴です。個人情報が記載してありますから、パスワードを設定しておくと安心です。パスワードを設定した際は「職務経歴書を添付したメール」と「パスワードを知らせるメール」に分けて送ります。メールの書き方については、簡潔にわかりやすく書くことを意識しましょう。件名は「職務経歴書等送付の件（氏名）」「応募書類送付の件（氏名）」のように用件が伝わるように書きます。本文は、宛先、挨拶文、自己紹介、用件、締め、署名の形式と一般的なビジネスメールとかわりません。送る前に誤字・脱字がないか、宛先が間違っていないか、応募書類が添付されているか確認しましょう。

関連記事：履歴書をメールで送る際のマナーと例文｜添付ファイルについても解説

③面接時に持参する場合

面接時に職務経歴書を持参する場合は、提出書類一式をクリアファイルに挟み、A4サイズの白、もしくは茶の封筒にいれておきます。封筒の左隅に赤字で「応募書類在中」で記入し、裏面には住所と氏名を書きます。面接官に直接手渡しする場合は封筒のまま渡さず、必ず封筒からクリアファイルを取り出し封筒の上に重ねて渡しましょう。その際、相手が読みやすい向きで渡すのがマナーです。

関連記事：履歴書を持参する時のマナーガイド｜正しい封筒の書き方や手渡し方を解説