退職のあいさつ例文（メール、スピーチ、手紙）とマナー

退職の報告と退職理由を簡潔に伝える

まずは退職することとその理由を伝えます。退職理由を詳しく説明する必要はありません。転職による退職の場合もそのことには触れず、「一身上の都合」とだけ伝えるのが一般的です。

結婚や出産などおめでたいライフイベントが退職理由の場合はその旨を伝えても構いませんが、その場合も個人的な事情を長々と説明するのは控えましょう。

感謝の気持ちを伝える

続いて、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えます。社内向けのスピーチなら上司や同僚、社外向けのメールや手紙なら取引先の関係者に対して、お礼の言葉をきちんと述べましょう。自分に良い影響を与えてくれた具体的なエピソードをひと言添えるとより良くなります。

ネガティブな内容や言葉は避ける

たとえ職場に不満があって辞めるとしても、愚痴や批判的な意見を口に出すのはNGです。前職の会社にケンカを売るような形で去ることになれば、業界内やクライアントの間で悪い評判が広まって、転職先の仕事にもマイナスの影響を与える可能性があります。

退職の挨拶はあくまでも感謝を伝えるための場であり、前職で関わった人たちと良好な人間関係を保ったまま、新たな職場へ移ることが大事だと心得てください。

スピーチは短く簡潔に

スピーチは１分程度を目安に、短くまとめてください。特に職場で挨拶する場合、本人以外は通常業務で多忙なので、長すぎる挨拶は迷惑になります。また、どんなに内容が良くても長いと聞く側が飽きてしまうので、ポイントを絞って簡潔に話すのが無難です。

具体的なエピソードを盛り込む

スピーチに具体的なエピソードを盛り込むと、職場の人たちへの感謝の気持ちがよりしっかりと伝わります。お勧めは、「仕事で苦労したときに、誰かのおかげでそれを乗り越えたエピソード」。

誰でも入社したばかりの頃や新しい部署に配属された当初は、周囲に助けられたり、協力してもらった経験があるはずです。「右も左もわからず悩んでいた時、上司の◯◯さんが親身に相談に乗ってくださったおかげでここまでやって来られました」といったエピソードを盛り込めば、心のこもったメッセージが伝わります。誰とのエピソードにするか迷った場合は、直属の上司との思い出を語るとよいでしょう。

笑顔を忘れず、視線はゆっくりと動かす

最後の印象を良くするためにも笑顔を忘れず、大きめの声ではっきりと話しましょう。うつむき加減だったり、ボソボソと暗いトーンの声で話をすると、見送る側もいい気持ちがしません。話すときは顔を上げて、目の前にいる人たちをゆっくりと見渡すように視線を動かしながら話すと、そこにいる全員に対して気持ちが伝わります。

転職（自己都合退職）の場合

退職する以上、ネガティブな理由は誰でもあるものですが、今までお世話になったという感謝の気持ちを伝え、前向きな言葉で占めるようにしましょう。おおよそ上記の内容で1分程度で話すことができます。

結婚による退職の場合

結婚や出産などの理由で退職する場合は、感謝の気持ちと合わせて「仕事を続けたい気持ちはあるが、やむを得ず離職する」という気持ちが伝わる内容にするとよいでしょう。

メールの件名

メールで送信する際は件名を「退職のご挨拶」とし、社内向けには自分の部署と名前、社外（取引先）向けには会社名と名前を明記します。スピーチと同様、メールもダラダラと長く書くのは避けて簡潔にまとめましょう。

取引先には後任の紹介を入れる

直接会って退職を報告し、後任の担当者を紹介して引き継ぎをするのが基本です。ただし、どうしても会う時間を作れない場合や、以前お世話になったものの最近は関わりがない場合は仕方がないので、メールでの報告になってしまったことを詫びるのに加え、後任の紹介を必ず盛り込みましょう。自分が退職した後、取引先に迷惑をかけることがないよう、必要な情報はきちんと伝えるのが社会人としてのマナーです。

社内（複数へ一斉送信）への退職メール

①直接挨拶できずメールでの挨拶になった事へのお詫びの言葉、②今までの感謝の気持ち、③今後に向けての前向きな言葉、④結びのお礼の言葉、まで含めた4つセットでまとめると綺麗な文章となります。個別送信をする場合には、その方とのエピソードを一文加えるとより良くなるでしょう。

社外（取引先）への退職メール

①直接挨拶できずメールでの挨拶になった事へのお詫びの言葉、②今までの感謝の気持ち、③後任の紹介、④結びのお礼の言葉、まで含めた4つセットでまとめると綺麗な文章となります。後任の紹介はビジネス上のマナーです。

手紙（ハガキ）は手書きで書く

手紙の文面は、印刷ではなく手書きがベターです。今はメールでの挨拶が主流で、手紙を出すとしてもそれほど数は多くないはずですから、目上の人に対する誠意を伝えるためにも手書きが効果的です。

マナー・定型文に従って書く

手紙にはメールとは違うマナーや定型文があるので、それに従って文章を作成します。文頭には「拝啓」、文末には「敬具」を必ず入れ、文章の出だしは「時候の挨拶」から入ります。その後、ビジネス文書の定型表現である「さて、私こと〜」または「さて、私儀〜」と続けて、退職の報告をします。

なお「さて、私こと〜」「さて、私儀〜」は行末に書き、一文字分の空白を空けて改行してから次の文章を続けるのが一般的です。末筆は相手の幸せを願う一文で結びましょう。

取引先（企業宛）への手紙の場合

基本的な構成はメールでの文面と同じく、①直接挨拶できずメールでの挨拶になった事へのお詫びの言葉、②今までの感謝の気持ち、③後任の紹介、④結びのお礼の言葉、まで含めた4つセットでまとめると綺麗な文章となります。
手紙を送る場合は、手書きで送るのがマナーです。

社外の役職者（個人宛）への手紙の場合

個人宛に送る場合には、接点を持ったプロジェクト、イベント、業務などでのエピソードを添えるとより良い手紙となります。手紙には個人の連絡先、住所を書くと良いでしょう。