退職の切り出し方ってどうすればいい?円満退社するコツ

掲載日 : 2018.10.1最終更新日 : 2019.10.25

退職の切り出し方ってどうすればいい?円満退社するコツのイメージ-type転職エージェント

退職すると決めたものの、誰に対してどのように話を切り出せばいいのかわからない。そんな悩みを抱えている人がいるのではないでしょうか。会社ともめることなく円満に退社するには、その第一歩となる「退職の切り出し方」が重要です。そこで、退職を切り出す際の注意点やマナー、具体的な切り出し方まで詳しく解説します。

この記事の監修者
監修者の中嶋 千博

中嶋 千博エキスパートキャリアアドバイザー

航空会社で客室乗務員を経験した後、人生の重要な転機に関われるキャリアアドバイザーに魅力を感じ、「type転職エージェント」へ。以来、IT領域専任のキャリアアドバイザーとして12年にわたり転職希望者をサポート。その卓越したIT領域のマーケット知識とインプットされた転職ノウハウを武器に、現在はIT領域専任キャリアアドバイザーチームのマネージャーとして活躍しつつ、転職希望者と並走するパートナーとして新しいキャリアの可能性を提案し続けている。

退職の切り出し方!ファーストステップは?

退職の切り出し方!ファーストステップは?-type転職エージェント

退職の意思を切り出す時は、社会人として守るべきマナーがあります。ポイントは、次の3つです。

前もって相手にアポをとる

多忙な上司をオフィスや会社の廊下で捕まえて、いきなり「ちょっとよろしいですか」と切り出すと迷惑になります。そもそも、退職という重大な話を立ち話で済ませようとするのは失礼です。まずはメールで「お話したいことがあるので、少しお時間を頂けないでしょうか」と上司にアポをとるとよいでしょう。この段階では「退職」という言葉は出さず、あくまで相手の都合を確認するための文章にします。

相手と二人きりの場所で切り出す

話を切り出す際は、他の同僚たちがいるオフィスとは別の場所で行いましょう。上司に話を通す前に、退職の意思を周囲に知らせるような行動を取るのは控えてください。会社側にも組織運営上の都合があるので、退職を公表する時期は会社の指示に従うのが基本です。よって上司に退職を切り出す際は、周囲への影響を考慮して会議室など二人きりになれる場所へ移動しましょう。

最初のひと言は「お詫びの枕詞+退職の意思表明」を

いよいよ退職を切り出す時になったら、「突然で申し訳ないのですが、退職させて頂きたく、本日はお時間をいただきました」と伝えましょう。ポイントは、「退職することはすでに決めている」という意思が伝わる言い方をすることと、お詫びの枕詞から入ることです。

「実は退職することを検討しておりまして」「退職しようかと考えておりまして」といった曖昧な言い方だと、「退職するかどうか悩んでいる」という意味に聞こえてしまいます。まだ退職の決心がついていないと感じれば、たいていの上司は引き止めようとします。そうなると話がなかなか前へ進まず、退職の交渉は長引きますし、上司にも無駄な手間と時間を取らせることになります。よって、すでに退職の意思は固まっていることをはっきりと示す言い方をすることが必要です。

とはいえ、いきなり「10月末で辞めさせてください」などと自分の都合だけを主張する言い方をすれば、相手は反感を覚えます。自分が辞めることで多少なりとも会社に迷惑をかけるのは事実ですから、まずは形式上の礼儀として「申し訳ありませんが」「突然で恐縮ですが」といったお詫びの気持ちを枕詞にすると、相手に与える印象も和らぎます。

退職を切り出す時に誰から伝えるのがいい?

退職を切り出す時に誰から伝えるのがいい?-type転職エージェント

最初に伝えるべき相手は、自分の直属の上司です。直属の上司とは、自分が報告や連絡をする義務のある人や、普段その人の指示に従っている相手のこと。一般的には、自分が属している課やグループの長が該当すると考えればいいでしょう。

直属の上司を飛び越えて事業部門のトップや人事部門に伝えると、上司の顔をつぶすことになりかねません。組織に属する以上、きちんと手順を踏んで退職までのプロセスを進めて行くことが大事だと心得ましょう。

退職を切り出すベストタイミングは?

退職を切り出すベストタイミングは?-type転職エージェント

民法では期間の定めのない雇用契約について、解約の申し入れ後、2週間で終了するとしています。しかし仕事の引き継ぎや退職の手続きにかかる時間を考慮すると、退職の意思を切り出すのが2週間前というのは急すぎる印象です。引き継ぎや手続きにかかる期間を想定した上で、遅くとも1ヶ月前までの申告を目指して下さい。また、事前に社内規定も確認した上で、時間に余裕を持って切り出しましょう。

ただし、単純に退社希望日から逆算すればいいわけではありません。業務の繁忙期やプロジェクトが山場を迎える時期などは、会社が社員に辞められると一番困るタイミングです。こうした時期は避けて、できるだけ会社に迷惑がかからない時期を退職希望日に設定した方が、退職の交渉もスムーズに進みやすくなります。

とはいえ、会社側に対して譲歩しすぎるのもよくありません。すでに転職先から内定をもらっていて、入社日も決まっているのであれば、すぐにでも上司に退職の意思を伝えてください。せっかく転職先が決まったのに、約束した入社の期日を守れないと、転職先にまで迷惑をかけることになります。退職のスケジュールについて交渉する際は、「自分が譲歩できることと、譲歩できないこと」を明確に伝えることが必要です。

なお、実際に退職を切り出すタイミングは上司にアポを取って相手に合わせるのが基本ですが、いくら上司が望んだとしても、就業時間後にお酒の席で話すことはお勧めしません。アルコールが入ると、どうしても冷静に話ができなくなります。通常であれば問題なく進む話でも、お互いが感情的になり、トラブルに発展する可能性も否定できません。退職は仕事や業務に関わる話ですから、やはり会社の会議室などを使って、双方がビジネスモードで落ち着いて話せる環境を用意するのがベストです。

退職を切り出す前に準備していくもの

退職を切り出す前に準備していくもの-type転職エージェント

退職の意思を伝えると、上司からは必ず退職理由を聞かれます。ですから、相手に納得してもらえるような退職理由を準備しておくことが大切です。

反対に、避けるべきなのは会社の愚痴や悪口を退職理由にすることです。たとえ引き止められなくても、これまでお世話になった会社を悪く言えば、あなたの印象は間違いなく悪くなります。退職の基本は「立つ鳥跡を濁さず」ですから、余計なトラブルの火種は作らない方が賢明です。

転職先から内定をもらっている場合は、そのことを隠さず上司に話していただいて結構です。具体的な会社名を伝える必要はありませんが、「転職先の入社日がすでに決まっている」と伝えれば、それも上司への説得材料になります。転職先の入社日が決まっているなら、「実は次の勤務先が決まっておりまして、入社日も10月1日で決定しています。つきましては、急なお願いで恐縮ですが、9月末日をもって退社できますでしょうか」などとはっきり日にちを伝えましょう。

尚、退職届ですが社内規定に提出時期が明示されている場合がありますので、事前に確認をしておきましょう。わからなくても、直属の上司に切り出す時に、いきなり突きつけるのは好ましくありません。まずは直属の上司と話して、「退職届はいつどなたに提出したら良いですか?」と確認した後にして下さい。尚会社によりますが、さらにその上の部長や事業部長にも承諾をもらった上で、退職届けを提出する流れが一般的です。

具体的に退職を伝える前に準備する項目については、下記4つをご確認ください。

①直属の上長のスケジュール

業務中に突然、「ちょっといいですか」と上司に声をかけるのはNG。大切な話ですから、しっかり1時間ほど時間をとってもらうべき。電話かメール、スケジューラーなどで上司のアポを取りましょう。

②(可能であれば)退職までのフローを確認しておく

これは可能であればという話ですが、過去に同じ会社を退職した方に、退職までに必要なプロセスを確認してみると良いでしょう。いつ・誰に言うか・承認が降りるまでの期間・決裁者などについて確認できれば安心しますよね。

この時、直に人事部に確認するのは避けてください。人事から上司に連絡が入ってしまう場合があり、まだあなたの退職を知らされていない上司は管理不行き届きと思われたり、メンツがつぶれてしまう可能性があります。あくまでも、まだ退職者と連絡が取れる場合にかぎり、確認してみてください。

③引き留めにあった時にどうするか考えておく

最近は、退職の意志を告げると強い口調で引き留められることも多く、その過程で怯んでしまう人もいます。中には「退職の原因となったことを、叶えてあげる」と交換条件を出されることまであります。引き留められる可能性がある心づもりをしておき、予め返答を考えておくと良いでしょう。

④退職届は準備しなくていい

ドラマなどで時折みられるように、退職届をいきなり上司に持っていってはダメ。退職届を事前に準備しておく必要はありません。会社によって退職届のフォーマットも違いますので、「退職届はどうしたらいいですか?」と上司への報告する面談の際に質問するようにしましょう。

同僚・家族への切り出し方

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家族への切り出し方

家族、特に配偶者には、退職が決まった後ではなく、転職活動を始める時に伝えるようにしましょう。実は、内定が出た後や、退職が決まって上司の承認が降りた後に家族に話す人が多く、その時になって反対されたり揉めることがあります。

転職は家族を巻き込む人生の一大事。あなたの転職によって、家族のファイナンシャルプランや住環境、子どもの教育環境などあらゆることが変わります。せめて応募先の企業を選ぶ時点で、家族に相談するようにしましょう。

その時、勤務地や転勤の有無、希望年収、企業の安定性などについて、本音をぶつけるようにした方が良いでしょう。意外と、互いの条件が合わない、それまで話したことのなかった希望などが出てくることがあります。「実は私も転職しようと思っていた」と、夫婦どちらも転職を検討していたケースも、過去にはありました。

せっかくの良い機会ですから、転職活動をはじめる時に家族同士で心を開いて話し合ってみると良いでしょう。

同僚への切り出し方

同僚に伝えるのは、最終決済者の承認が降りてからにしてください。良からぬ噂がひとり歩きしたり、自分の真意とは違う転職理由が広まったりすると、自分にとっても社内の人にとっても良くありません。同僚との思わぬトラブルや、会社の悪口を言ったかのような誤解を受けるのは嫌ですよね。承認前には同僚は原則言わないようにすることを、肝に銘じておきましょう。

とはいえ、同期や長年机を並べて仕事をしてきたメンバーなど、転職活動中に相談したい同僚がいるかも知れません。その場合は最少人数にとどめ、やみくもにいろんな人にいうべきではありません。

同僚に報告する時は、転職先の社名や転職理由をあえて言う必要はありません。どうしてもと聞かれたときだけ、会社への悪口にならないよう気をつけながら謙虚に伝えるようにしましょう。

ケース別 退職の切り出し方

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転職が理由の場合

「突然で恐縮ですが、退職することに致しました。この会社で3年間、成長させてもらい大変感謝しています。今の職場でシステムの受託開発に携わるうちに、自社開発のサービスを手がけてみたいという思いが強まり、他社でお世話になることを決めました」

解説
辞めるとはいえ、これまでお世話になった会社ですから、悪口や愚痴を理由にするのはNG。あくまでも「自分がやりたいことを実現するために転職する」という言い方を心がけてください。今の職場への感謝のひと言を添えれば、退職を切り出された上司の気持ちにも配慮できます。

結婚が理由の場合

「このたび結婚することになり、退職を決意しました。夫が多忙な職業のため、しばらくは家族のサポートに専念したいと考えております」

解説
結婚しても働き続ける女性が増えた今、「結婚するから辞めます」だけでは説得力がありません。上司から「うちは結婚しても働きやすい会社だから」などと引き止めをされてしまいます。結婚を退職理由にするなら、家族の事情などを引き合いにして、「どうしても今の仕事を続けられない」という強い意思を示すようにしましょう。

自分が責任ある立場の場合

「重要な仕事を任せて頂いている立場で大変申し訳ありませんが、退職したいと思います。私が担当している業務については、○○さんに後任をお願いしたいと考え、すでに引き継ぎ書も作成しています」

解説
自分自身が役職者だったり、プロジェクトやチームのリーダーを任されている場合は、退職した際に会社に与える影響は一層大きくなります。まずは責任あるポジションを辞めることへの謝罪を示した上で、「できるだけ職場に迷惑をかけないように、これだけの準備をしている」と具体的に伝えてください。自分が抜けることによる穴をどうやって埋めるのかという具体的なプランを示せば、上司の不安も軽減されます。

退職交渉完了後の振る舞い

退職交渉完了後の振る舞い-type転職エージェント

とにかく引き継ぎをしっかりする、これに尽きます。

同僚に対しては、立つ鳥跡を濁さずの精神で、プロジェクトや取引先に対応する際気をつけるべきポイントをしっかり伝えるようにしてください。口頭だけでなく、重要なポイントは引き継ぎ書やワードファイルなど書面を作成して記録を残し、わかりやすくしておくと良いでしょう。

お客さまや取引先には1社1社丁寧に説明して、きちんと後任を紹介するようにしましょう。引き継ぎは取引先との信頼関係を強くする絶好のチャンス。全社ご訪問することはできなくても、せめてメールやお電話で報告しておき、引き継ぎ者の紹介をすることが必須です。何も伝えないまま退職してしまうと、後から「担当者が辞めてしまったのだけど」といったクレームの原因にもなりかねません。引き継ぎも顧客接点だと思って、大切にしてください。

まとめ

自分自身が役職者だったり、プロジェクトやチームのリーダーを任されている場合は、退職した際に会社に与える影響は一層大きくなります。まずは責任あるポジションを辞めることへの謝罪を示した上で、「できるだけ職場に迷惑をかけないように、これだけの準備をしている」と具体的に伝えてください。自分が抜けることによる穴をどうやって埋めるのかという具体的なプランを示せば、上司の不安も軽減されます。

  • まとめ
    1. 退職切り出しのファーストステップ3点
      ・前もって相手にアポをとること
      ・相手と二人きりの場所で切り出すこと
      ・最初のひと言は「お詫びの枕詞+退職の意思表明」を
    2. 退職を切り出す相手は、まず直属の上司から。
    3. 退職を切り出すベストタイミングは、「自分の転職先の入社日」と「今の会社になるべく迷惑をかけない時期」の両方を加味して決める。目安としては遅くとも1ヶ月前に切り出すのがマナー。
    4. 退職を切り出す前に退職理由を説明できるように準備しておくこと。
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