書類通過率を上げるコツは?書類選考の基準や日数などの詳細を徹底解説

掲載日 : 2020.12.02最終更新日 :2020.12.02

書類通過率を上げるコツは?書類選考の基準や日数などの詳細を徹底解説

転職活動における最初の選考として必ずといっていいほど行われるのが書類選考です。書類がなかなか通過しないとお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。企業側はどういった観点で見ているのか、なぜ書類選考を行うのか、などについて解説します。また、書類選考でお見送りが続いたときに意識したいポイントや書類通過率を上げるためのポイントについてもご紹介します。

この記事の監修者
監修者の豊住 浩史

豊住 浩史クライアントサービス局 局長

2004年から人材紹介ビジネスに携わり、過去転職支援人数400名以上。キャリアアドバイザーチームの統括しながら、自身もキャリアアドバイザーとして転職支援を行い、現在は求人企業を担当する営業部門の営業統括。

書類選考の基準、採用担当者が見ているポイント

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採用担当者は採用予算の範囲で「いつまでに」「何名」採用するという目標をもっておりますので、それまでに応募者の母集団を形成し、比較検討をしながら採用決定を出していきます。また、面接官は限られた時間で多くの面接をする必要があります。書類選考では、応募者が多い人気求人であれば、より厳選して応募要件を満たしているかを見極めます。一方で採用人数が多い場合は、少しでも応募要件を満たせば可能性を見るために面接で見極めるようになります。どちらにせよ、募集要項に記載されている応募の必須要件の項目を多く満たしていれば通過する可能性は高くなります。その情報が応募書類にわかりやすく記載されているかがポイントとなります。

では、採用担当者は応募書類のどのような点を意識して見ているのでしょうか。書類選考時に採用担当者がチェックしているポイントは次の通りです。

①まずは必須要件を満たしているか

具体的な職歴を見る前に、業務経験と社会人経験のバランスを見ます。その後、具体的な業務を何年くらい経験しているのかなど、専門スキルや業務詳細を確認しています。業務内容は、所属している組織の中での立ち位置や役割、何を目標とし、その目標を達成するためにどのような工夫をして、どのような成果を出してきたのか。これらの情報から必須要件を満たしているのかを確認しています。

②自己PRや志望動機も大切です

何が強みなのか、得意なのか、自己PRも採用担当者が見ているポイントになります。仕事へのスタンスや強みを応募職種に活かせるか、入社後にも活躍することができるかという観点で採用担当者はチェックしています。求人詳細に求める人材像が記載されている場合は、それに沿った情報が入っていると通過確度はアップします。また、今後のキャリア希望と応募職種の方向性が一致しているか、転職で求めていることと自社が提供できる環境がフィットしているかなども確認しています。

③定着性があるか

入社後、長く働いてくれる方かを転職回数と在籍年数、転職理由などから判断しています。転職回数が多くても、直近の在籍年数が長かったり、それぞれの転職理由に納得感や一貫性があれば書類選考を通過する可能性があります。直近の在籍年数が短い場合は、その理由を補足された方が良いです。職歴に空白期間があれば、その期間何をしていたのかも明記しましょう。

書類選考にかかる日数は?

書類選考の通過連絡は、平均すると1週間以内です。企業によっては、早くて当日、長いと1カ月以上かかるケースもあります。書類選考の選考結果がなかなか来ないと見込みがないのでは?と不安になる人もいるかもしれませんが、やはり興味をもってくれる会社ほど早い傾向にあります。大手企業の中には、ある一定の選考数が溜まった際に、比較検討の上選考を進めるケースがございます。また、先に選考が進んでいる方を優先しており、その方次第で検討をするケースもございます。選考に時間がかかるのは、応募者が多い、複数の部署で選考している、年末年始などの長期休暇などの理由があります。あまりに結果が出ない場合は、問い合わせをする事をおすすめします。

書類選考の通過率は?

書類選考率は企業や職種、年齢によって異なります。全職種の書類通過率は30%程度と一般的に言われています。選考フローごとの通過率は、書類選考を3社受けて1社通る、1次面接も3社受けて1社通る、2次面接は3社受けて2社通るのが一般的。気になる求人は積極的に応募する事をおすすめします。type転職エージェントでは書類選考を通過した人の平均応募件数は、15件でした。求人案件はタイミングが大事です。選考が最終段階に進んでいる中で、気になる求人が出たとしても、スケジュールが間に合わない可能性があります。進んでいる求人も他の候補者と比較している場合、お待たせする事が出来ません。お待たせする事で、企業からの評価を下げる事もございます。そのため、複数の企業の選考をまとめて進める事を推奨しております。

書類選考で採用が見送られる理由

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書類選考で採用を見送られる理由にはいくつかのパターンがあります。残念な結果を招かないための対策を理由ごとにまとめました。

①スキル不足

応募書類から応募要件を満たしていないと判断されたためお見送りになることがあります。なかには、職務経歴書の書き方が淡白すぎて選考に落ちているケースも見受けられます。後述の「書類選考を通過するためのポイント」で詳しい対策をご紹介します。

②定着性の不安

在籍期間が短いケース、転職回数が多いケースです。在籍期間が短いケースはその理由を記載します。転職回数が多い場合は、転職理由に一貫性をもたせる事です。第三者視点で「致し方ない」「納得できる」と思える事象を探し記載しましょう。

③年収希望が合わない

企業が提示できる年収と希望する年収が見合わない場合お見送りになるケースがあります。業界や職種などの年収相場から大きくかけ離れていないか確認しましょう。年収相場の市況がわからない場合は、Webで調べたり、転職エージェントに確認したりするとよいです。未経験の業務や職種に挑戦する場合は、「現年収よりも下がるのは当たり前」と認識した上で希望の年収を記載しましょう。

書類選考を通過するためのポイント

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では、どのようにしたら書類選考の通過率を上げることができるのでしょうか。ここでは、求人の選び方と応募書類の書き方に分けてポイントを解説します。

①求人の選び方

書類通過率を上げるためには、必須条件を満たしているかどうかが重要になってきます。 仮に希望する求人が未経験の場合、未経験者でも対象にしているかをチェックしましょう。 経験者募集だとしても、求める経験年数が少ない場合は、ご自身が学んでいたり、似通った業務を経験していれば可能性が広がります。その情報はぜひ記載してください。転職エージェントを利用している方は、キャリアアドバイザーに相談し、書類が通過する可能性の高い求人を紹介してもらうことも一つの方法です。過去の選考情報を蓄積しておりますので、希望条件を率直に伝えてみてください。

②応募書類の書き方

前提として、採用担当者は多忙で多くの応募書類に目を通しています。そのため、1分以内で面接したいと思わせるような、読みやすく、伝わりやすく、自身の経験や強みをイメージできることを意識して書きましょう。下記、応募書類を作成する際に気を付けたいポイントをまとめました。

・最新の情報から記載する事

一般的に職歴書は3枚程度にまとめるケースが多いのですが、1枚目からポイントがまとまっている職歴と、3枚目にならないと最新の情報がわからない職歴では、前者の方が読み手ファーストだと言えます。応募要件を満たしていなくても、興味があれば細かく見ます。業務内容に加えて、工夫したこと、結果などを書くようにしましょう。応募職種に関連する分野について資格取得やスクール、自己学習など仕事以外の時間で取り組んでいる場合はその旨を記載します。自発的に学習する意欲があれば通過することもあります。

また、企業の求める人物像やスキルとアピールしたい点がマッチしているかどうかも重要です。企業の求める人物像やスキルを理解し、スキルや経験が応募要件に合っていることを書きます。

・+αのPR不足

専門スキルや経験はわかるが、自己PRの記載がない、意欲や人柄が伝わりにくい職務経歴書があります。企業の求める人材像にマッチした自己PRや仕事への姿勢、強みなど具体的なエピソードを記載しましょう。工夫、成果は定量的、定性的、双方の観点から書くと意気込みや魅力が伝わりやすくなります。壁にぶつかった際に何を頑張ったのか、未経験の事に挑戦するとき何を学んだのか、経験や結果だけでは読み取れない情報を記載することが大切です。

・ドキュメントの体裁

内容が充実していてもドキュメントの体裁が崩れている、誤字脱字が多いとお見送りになる場合があります。読み手ファーストが意識されているか、伝えたいことが簡潔にまとめられているか、文章力が問われます。

職務経歴書はA4用紙1~3枚程度に収めます。転職サイトや転職エージェントが用意しているフォーマットがございますので、それを利用してみてください。意外と見落としがちなのが、専門用語や社内用語を多用しているケースです。採用担当者が読んでわかるように一般的な言いまわしに変更するようにしましょう。

応募書類を提出前に必ずチェックしましょう。提出前のチェックポイントをまとめました。採用担当者になったつもりで読み返してみることをおすすめします。

  • ・誤字、脱字はないか
  • ・卒業年月、入社/退社年月など年月日に間違いはないか
  • ・西暦と和暦が統一されているか(西暦の方がわかり易いです)
  • ・最新の職歴から記載されているか(作成から日数が経過している場合は、日付や情報が最新か確認します)
  • ・見出しや箇条書きなどを用いて、わかりやすく書かれているか
  • ・文体は統一されているか(基本的には「だ・である調」。自己PRなどは「です・ます調」)
  • ・分量が多すぎ、少なすぎないか(1~3枚以内)
  • ・専門スキルや実績など魅力が伝わるように書かれているか
  • ・具体的な工夫や取り組みがエピソードとして書かれているか
  • ・応募企業が求める経験や専門スキルと合致しているか
  • ・意欲や向上心の高さを感じられるか
  • ・履歴書と職務経歴書で異なる記載はしていないか

職務経歴書の書き方については、下記記事で詳しく解説しております。

書類選考が通らない時のアクション

書類選考がなかなか通らないと、自分を否定されたと感じることがあるかもしれません。書類選考は企業側のその時の採用人数や応募状況により選考基準が変わります。理由を開示されない事が多いため、気持ちを切り替え、条件を再度見直し、応募を進めてください。必須条件を満たしているか、その情報が応募書類に盛り込まれているか確認して応募してみましょう。また、応募件数を増やすことが結果に繋がります。次の企業へ目を向け、仮に通過した企業があれば、その企業の選考を大切にしてください。

まとめ

書類選考は面接に進むために欠かせないステップです。面接の前に企業にマッチしているかどうかを判断する選考です。企業が求める専門スキル・経験を理解した上で、マッチすることが伝わる応募書類を作成しましょう。お見送りが続いたときは、必須条件を満たしているか、満たしていても続く場合は、応募書類を見直してみることをおすすめします。type転職エージェントでは、ご希望をお聞きした上で一緒に考えてアドバイスをしております。応募書類の添削も行っておりますので、キャリアアドバイザーにご相談ください。

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