販売職からデスクワークへ転身！ パソコンスキルでつまずいた時の勉強法

販売・サービス系から事務系職種に転職した方が、最初にぶつかる壁の一つに「パソコンスキル」があります。業務内容を覚える以前にパソコンスキルが苦手過ぎる……とモチベーションダウンしてしまう方も多いのでは？ 今回は、そんな方のために、転職後にほぼゼロからパソコンスキルを身に付けるコツをお伝えします。

公開 : 2024/02/22 更新 : ----/--/--

こんにちは、『転職そのあとLABO』のねも姉です。

「先輩が5分で終わる作業に自分は30分以上掛かってしまうなんて……」と自己嫌悪になる気持ち、よく分かります。未経験の職種や業界に転職した多くの方が、これに似たシチュエーションを経験しているのでは？

焦る気持ちは「もっと成長したい」という前向きな証拠。ぜひパソコンスキルを伸ばしていきましょう！

と言っても、何ができたらパソコンスキルがあると言えるのかってよく分かりませんよね？ どんな部門なのか、どんな業務内容なのかによって、使っているソフトも違いますから、「とりあえずExcelの本でも買うか」は挫折の始まりかも。なので、今回は、パソコンを使う仕事に共通する“まずコレ”な基礎的なスキル・知識をご紹介します。詳しく調べたいときの検索キーワードも添えるので、独学の糸口にしてみてくださいね。

ブラインドタッチの練習

ブラインドタッチとは、キーボードを見ずにタイピングするスキルのこと。キーの配置と正しい指使いを覚えてひたすら練習することで上達します。作業中に画面から目を離さずに済むので、入力速度が劇的にアップ！ シンプルに作業が早くなるので、パソコン初心者にブラインドタッチの研修を用意する企業もあるくらいです。

「ブラインドタッチ 練習」で検索すると、無料で使えるサイトがたくさん出てきますので、ぜひ試してみてくださいね。

ショートカットキーを覚える

ショートカットキーは、キーボードで特定の機能を実行するためのキーの組み合わせです。例えば「コピー＆ペースト」の作業は、通常、①マウスを右クリック→②メニューから「コピー」を選択→③貼り付けたいところでまた右クリック→④「貼り付け」を選択、という４ステップで実行できます。これをショートカットキーで行うと、①Ctrl + C（コピー）→②Ctrl + V（ペースト）の2ステップでできるように。

わずかな差のように見えるかもしれませんが、一枚の書類を作るのに10回コピペが必要だと仮定すると、マウスとキーボードを行き来する手の動きも考えれば、明らかに効率的ですよね。

ショートカットキーはWindowsとMacで違ったりするので、「ショートカットキー 一覧」などで検索して、お使いのパソコンに合わせて覚えていきましょう。全部を覚える必要はないので、よく使うショートカットキーをメモしてパソコンの近くに貼っておくのもおすすめです。

ちなみに、「パソコンスキルがある人の作業が速過ぎて何をやっているか見えない」と感じたときは、その人はショートカットキーを使いこなしている可能性が高いです。すかさず「今のどうやってやったんですか」と質問して、便利なショートカットキーを教えてもらいましょう。

検索機能、ショートカットを使う

ここで言う検索機能は、「ググる」のGoogle検索のことではありません。例えば、「あのWordファイルどこだっけな～？」とフォルダを行ったり来たりしたことはありませんか？ Windowsのタスクバー（パソコン画面の下辺）にある検索ボックスにファイル名を入れると探すことができたりします。

また、「ショートカット」は、ショートカットキーとは違い、特定のフォルダを直接開く入り口を作るような機能です。ショートカットを作りたいファイルやフォルダにカーソルをあわせて、右クリック「送る」→「デスクトップ（ショートカットを作成）」で作ることができます。

「ファイル 検索 Windows」などで検索してみると、分かりやすい解説記事がたくさん出てくるので、一度覚えてしまえば、使いこなせるコスパのいい機能です。ぜひ調べてみてくださいね。

拡張機能を知る

Webブラウザ（Google Chromeが有名ですね）などに追加して機能を拡張するための追加オプションのようなイメージ。例えば、画面のキャプチャを取って画像にできたり、サイトに使われている「色」のコードを表示できたり、動画の文字おこしをしてくれる拡張機能なんかもあります。

「拡張機能 おすすめ」「chrome 拡張機能」などで調べるとたくさん出てくるので、自分の業務に使えそうなものを探してみては？ また、先輩たちが使っている拡張機能がないか、聞いてみるのもよいでしょう。

メールの設定を変更する

仕事のやりとりにメールは欠かせませんよね。 ビジネスメールにはお作法があり、外部の方への返信には細心の注意も必要ですから時間も心も擦り減りがち。ミスを減らして、作業効率を上げるには、「辞書登録」「テンプレート」「フィルタリング」「自動振り分け」「通知」「リマインダー」などの機能を活用するのがおすすめです。お使いのメーラー名と掛け合わせで検索すると、設定方法の解説記事などがヒットするのでぜひ試してみてくださいね。

先ほど紹介した拡張機能の中にも、メールの生産性を上げるものがあります。メールが開かれたか追跡できるもの、文章だけでなく宛先もテンプレ化しておけるものなど、「メール返信しているだけで午前中が終わる」なんて人には大変おすすめです。

と、ここまでは、ご自身で調べられるようになる検索キーワードを盛り込んでパソコンの基礎スキルをご紹介しました。

しかし、時代は令和。困ったことはAIに聞いてみるという癖を付けてもいいかもしれません。『ChatGPT』をご存知の方は多いと思いますが、会社で禁止されていなければ、ぜひ使ってみましょう。

おすすめする理由は2つ。まず1つ目は、「困っていることがあるけど何て検索したらいいか分からない」という場合でも、『ChatGPT』なら友達に質問するように問いかければOKなところ。Webリテラシーに自信がない人でも使いやすいのがメリットです。

2つ目は、知りたいことだけをキャッチできるから時間を溶かさずに済むという点です。ノウハウ本を読んだり、youtubeで解説動画を見たりするのももちろん勉強にはなりますが、「この用語の意味が分からないからこれも調べよう」「関連動画も見てみよう」と、エンドレス情報収集になりがち。業務中にささっと解決したいときのベストな方法とは言えないのです。

『ChatGPT』は情報の信頼性や、正誤が怪しいなど完ぺきではないですが、これからのビジネスパーソンは、うまく利用していく必要があると思います。そういう意味では、AIを使って情報収集・問題解決することはパソコンスキルの基礎とも言えるのかも。

パソコンスキルを上げるのは一朝一夕ではいきませんが、コツコツがんばっていきましょう！