転職先の業務が忙しすぎる…そんな時に読んでほしいタイムマネジメント術

今回のお悩みは「タイムマネジメント」について。前職であれば慣れている業務も多く、時間管理から少々目を逸らしても何とかなっていたけど、転職後はそうもいかなくなった……という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回はタイムマネジメントのコツについて実践したものをまとめてみました。

公開 : 2023/10/11 更新 : ----/--/--

こんにちは、『転職そのあとLABO』のかずえです。

質問者さんのようなお悩みを持つ方は非常に多いのではないでしょうか？ 限られた時間内で成果を出すのは本当に難しいですよね。私もとても苦戦し、心身ともに疲れ切った時期もありましたのでとても分かります。

そんな私からタイムマネジメントの方法についてまず初めにお伝えしたいのが、「今の自分がどの業務にどのくらい時間がかかっているのか？」の把握から始めてほしいということです。

当たり前のように聞こえるかもしれませんが、意外と把握できてないんです！ 現状がわからないと対処もできない、ということで、騙されたと思って次のことを試してみてください。

・1日のすべての業務を書き出す
・それぞれの業務がどのぐらいかかるか予想し記録する
・実際にかかった時間を記録する

これを1週間続けることで、「予想以上にかかってしまっている業務」や、「意外と早く終わる業務」など、自分の予想のズレがチェックでき、おおよその自分の現状を把握できます。

また、業務を洗い出す際や記録をする際には、紙で管理するよりもGoogleカレンダーやデジタルカレンダーの方が視覚的にわかりやすく管理がしやすいのでおすすめです。

少々めんどくさく感じてしまうかもしれないですが、まずは現状把握から！ 業務への取り組み方について改善するのはその後！ ということで、次の項目では、実際に行ったタイムマネジメント術を紹介していきます。

１、優先順位を決め取捨選択をする

現状把握できた後は、優先順位を決めるようにしました。私の場合、業務を4つに分類しそれぞれ優先順位が高い順からA⇒B⇒C⇒Dとし、取り組む順番を決めています。

A＝重要で緊急
B＝重要だが緊急ではない
C＝重要ではないが緊急
D＝重要でもなく緊急でもない

重要というのは「成果に近いか」、緊急は「期限や締切日が近いか」を指しています。A・Bの業務から行っていき、C・Dの業務はなくせるかどうかを考えます。もしなくせないのであれば、次は、任せることはできないかを考えていきます。任せるというのは他人だけでなく自動化やシステム化も含めています。

なくすのも任せるのもできない時は、最終手段として「なくすのも任せるのも難しい業務タイム」（少々ネーミングセンスがあれですが……）を業務A・Bが終わった隙間の時間で行っています。

ちなみにですが、優先順位の付け方が合っているかは、自分だけの判断ではなく、上司とすり合わせた方がいいかもしれません。なぜなら、「自分では成果に近いと思っている業務が、上司からするとそうではない」場合や、「緊急で依頼されたけど実は猶予があった」といった可能性もあるからです。

転職後、仕事の全体像や関係性がわかるまでは、優先順位付けの基準も勉強中と思っていた方がいいかもしれませんね。

２、マルチタスクはしない！シングルタスクを徹底する

業務への取り組み方としてマルチタスクをしないということも重要です。マルチタスクというとタイムマネジメントにおいて良さそうに聞こえますが、実はそうではありません。

人間は一度に複数のことはできないため、マルチタスクというのは1つの作業から別の作業に素早く切り替えているだけなのです。その切り替えの際に効率性が著しく落ちると言われています。

人間の脳は1つのことに集中するように作られていますので、1つの作業が終わるまでは次の作業に取り組まない「シングルタスク」にするようにしました。

３、完成度は8割にして一旦提出する

最後のコツは、「完成度は8割で一度提出する」ということ。なぜなら残りの2割は「こだわり」だからです。

自分では時間をかけて完璧なものができたつもりだったのに、いざ上司に共有したらダメ出しの連発……なんてことが過去によくありました（涙）。このように、自分では完璧と思っても他人から見たら欠点だらけということはよくあるもの。要点をおさえられているかどうかを確認するためにも、まずは８割程度の完成度で報告や提出をするようにしました。

また、これは私だけかもしれませんが細部までこだわると、その業務への思い入れが強くなってしまい、指摘をもらうことが嫌になってしまうことに気づきました（笑）

8割状態なら自分でも完璧とは思っていないので、「アドバイスをありがとうございます！」と素直に受け止めることができ、精神的な余裕を保つことにもつながっています。

これらを実践すると、時間内に効率よく働けるようになっていけると思うのでぜひご紹介した方法を試していただければと思います。だんだんと仕事に慣れてきたり、仕事を任せられる後輩ができたりすると、さらに働きやすくなるかもしれませんよね。無理せず頑張っていきましょう！

私自身はタイムマネジメントができるようになり、肉体的にも精神的にも余裕が生まれ、より仕事が楽しく感じたり、自信がついたりしていると感じます。総じて、人生が楽しくなった気がするので、今回の方法が参考になりましたらとてもとても嬉しいです。